Parte de trabajo: qué es, qué debe llevar y por qué no es el registro de jornada

Un parte de trabajo es el documento que deja constancia de un trabajo hecho para un cliente: quién, dónde, qué se hizo, cuánto tiempo, con qué materiales y la conformidad del cliente. Sirve para facturar y justificar el servicio. No sustituye al registro de jornada del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que mide otra cosa.

Qué es un parte de trabajo y para qué sirve

Es un documento de la empresa hacia fuera: cuenta qué se le hizo a un cliente. Lo rellena quien ejecuta el trabajo (un técnico, un instalador, un operario) al terminar una intervención o al acabar el día, en papel o desde el móvil. Tiene tres usos:

• Facturar. Las horas y los materiales del parte son la base de la factura cuando se cobra por tiempo o por intervención.
• Justificar. La firma del cliente acredita que el trabajo se hizo y que quedó conforme. Evita discusiones semanas después.
• Dejar historial. Qué se cambió, cuándo y quién lo hizo: es lo que se consulta ante una reclamación de garantía o en la siguiente revisión.

Ninguna norma laboral general obliga a llevar partes de trabajo. Son una herramienta de gestión, y a veces los exige el contrato con el cliente o la normativa técnica de una actividad concreta. Por eso tampoco hay un modelo oficial.

Qué debe llevar un parte de trabajo

Un parte útil se rellena en dos minutos y contesta a todo lo que preguntarán después la administración de la empresa y el cliente. Estos son los datos que no deberían faltar:

1. Número de parte y fecha. Numeración correlativa, para que no se pierda ninguno.
2. Datos de la empresa que presta el servicio.
3. Datos del cliente y dirección exacta donde se trabaja.
4. Quién hace el trabajo: nombre de cada persona que interviene.
5. Hora de llegada y hora de salida del lugar del trabajo, no solo el total de horas.
6. Descripción del trabajo: avería o encargo, qué se hizo y cómo queda.
7. Materiales y repuestos utilizados, con cantidades.
8. Desplazamiento, si se factura aparte.
9. Observaciones: trabajos pendientes, recomendaciones, incidencias.
10. Firma del técnico y conformidad del cliente, con nombre de quien firma.

En un parte de trabajo diario se añade una línea por cada tarea o cliente del día. Si se factura por horas, conviene separar las horas normales de las que tienen otro precio.

Tipos de parte de trabajo

Parte de trabajo y registro de jornada: por qué no son lo mismo

Los dos apuntan horas, y de ahí viene la confusión. Muchas empresas con personal en la calle dan por hecho que, como ya tienen los partes, tienen cubierto el registro. No es así.

El parte mide el tiempo dedicado a un trabajo o a un cliente. El registro mide la jornada de una persona: a qué hora empezó a trabajar ese día y a qué hora terminó. Entre un cliente y otro hay desplazamientos, esperas, paso por el almacén y gestiones que no aparecen en ningún parte y que pueden ser tiempo de trabajo.

Sobre el plazo del registro tienes el detalle en cuánto tiempo guardar el registro horario; el de los partes conviene confirmarlo con la asesoría fiscal.

Ejemplo: una empresa de mantenimiento con cuatro técnicos en ruta

Una empresa de mantenimiento de climatización tiene cuatro técnicos. Cada uno sale de casa con la furgoneta y va directo al primer aviso; no pasan por la oficina. Este es el martes de uno de ellos:

Ahora, su jornada:

1. Sale de casa hacia el primer cliente a las 7:45.
2. Para a comer de 13:30 a 14:30.
3. Llega a casa desde el último cliente a las 17:00.
4. De 7:45 a 17:00 van 9 horas y 15 minutos; menos una hora de comida, 8 horas y 15 minutos.

Entre los partes y la jornada hay tres horas de diferencia: son los cinco trayectos del día. Para quien no tiene un centro de trabajo fijo, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea considera tiempo de trabajo los desplazamientos entre el domicilio y el primer y el último cliente (asunto C-266/14, Tyco); lo explica el artículo sobre si el desplazamiento cuenta como jornada laboral.

Si esta empresa enseñara solo los partes, su técnico figuraría con poco más de cinco horas trabajadas, sin hora de inicio ni de fin de jornada. Los partes están bien hechos; lo que falta es el registro.

¿Puede un mismo sistema servir para las dos cosas?

Sí, y para una empresa con gente en ruta es lo más cómodo: el técnico abre la jornada, va cerrando partes y cierra la jornada, todo desde el mismo sitio. Pero la parte de registro tiene que cumplir por sí sola lo que pide el artículo 34.9:

• Inicio y fin de la jornada de cada persona, cada día, como dato propio, no deducido de la hora del primer y el último parte.
• Todos los días y toda la plantilla. También el día sin avisos, el de almacén o formación, y también la persona de oficina que nunca rellena un parte.
• Fiabilidad. Las correcciones dejan rastro: quién cambió qué y cuándo.
• Acceso. Cada persona puede consultar su registro, y la empresa puede entregarlo a la representación de la plantilla y a la Inspección.
• Conservación durante cuatro años, aunque los partes se archiven con otro criterio.
• Pausas claras. Si la comida no es tiempo de trabajo, que conste, para que no se presuma trabajada.

Si el sistema es solo de partes, hay que completarlo con un registro aparte, aunque sea una hoja diaria como la plantilla de registro de jornada. Y para los técnicos que nunca pasan por la oficina, las formas de fichar están en la página de control horario para empleados móviles.

¿Tienes partes pero no un registro de jornada que aguante una revisión? Cuéntanos cuántas personas sois y cómo trabajáis y buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la vuestra, sin coste ni compromiso.