El plazo es de cuatro años
Los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años. Es un plazo largo precisamente para cubrir posibles reclamaciones y actuaciones inspectoras.
¿Desde cuándo se cuenta?
Desde la realización de cada jornada. Es decir, el registro de hoy debe conservarse hasta dentro de cuatro años; no es un bloque que se borra de golpe, sino una ventana móvil.
¿Y los ex empleados?
La obligación se mantiene aunque el trabajador ya no esté en la empresa. Tras un despido o baja, sus registros de los últimos cuatro años deben seguir disponibles. Esto es especialmente relevante en reclamaciones post-extinción del contrato.
Cómo conservarlo bien
- Sistema con copia de seguridad automática externa.
- No depender de un único equipo o persona.
- Exportaciones periódicas en formato estable (PDF/CSV).
- Acceso controlado pero recuperable.
Conservación y RGPD
Pasados los cuatro años (y salvo otra obligación legal, como un litigio en curso), los datos deben eliminarse o anonimizarse por el principio de limitación del plazo de conservación del RGPD. Más detalle en control horario y protección de datos.
Cuatro años: desde cuándo y en qué forma
Los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección. Dos matices que se preguntan poco y deciden mucho. Primero, el plazo se cuenta de forma continua: en cualquier momento debes poder presentar los últimos cuatro años, no solo el ejercicio en curso, lo que descarta sistemas que "se reinician" cada año o cuyo histórico vive en el portátil de quien lleva las nóminas. Segundo, conservar no es solo guardar: es poder presentar en un plazo razonable y en un formato legible; un archivo que existe pero que nadie sabe abrir o que tardarías semanas en recomponer no cumple el espíritu de la obligación.
Dónde y cómo conservarlo
| Aspecto | Bien | Mal |
|---|---|---|
| Soporte | Sistema con copia gestionada | Excel en un único equipo |
| Acceso | Exportable a PDF/CSV en horas | Reconstruible "si me da tiempo" |
| Continuidad | Histórico de 4 años seguido | Se borra al cambiar de herramienta |
| Portabilidad | Te lo llevas si cambias de proveedor | Atado sin exportación |
La portabilidad enlaza con la elección de herramienta: ver software de control horario y mejor software.
Caso práctico
Una empresa cambió de software y el proveedor antiguo no permitía exportar: perdió de hecho el acceso cómodo a dos años de registros. No incumplía por haberlos borrado, pero quedó expuesta porque no podía presentarlos con agilidad si se los pedían. La lección operativa: la conservación no se decide el día de la inspección, se decide el día que eliges herramienta, comprobando que puedes exportar tu histórico. El marco legal, en la ley de control horario; la preparación de inspección, en multas e inspección.
Conservar no es guardar: el matiz que pierde inspecciones
La mayoría de empresas entiende "conservar cuatro años" como "no borrar durante cuatro años", y esa lectura incompleta es la que falla en el peor momento. Conservar, en el sentido que de verdad importa, tiene tres componentes y los tres se evalúan juntos. El primero es la permanencia: el registro tiene que existir de forma continua durante cuatro años, lo que descarta los sistemas que se reinician por ejercicio o cuyo histórico depende de un archivo en el equipo de una persona concreta que puede romperse, perderse o irse de la empresa. El segundo es la accesibilidad: conservar implica poder presentar en un plazo razonable y en un formato legible para la plantilla, su representación y la Inspección; un histórico que técnicamente existe pero que tardarías semanas en recomponer, o que vive en un formato que solo abre una herramienta que ya no usas, no cumple el espíritu de la obligación aunque cumpla la letra de "no haberlo borrado". El tercero, el más olvidado, es la portabilidad: la conservación no se decide el día de la inspección sino el día en que eliges herramienta, porque si tu proveedor no te deja exportar tu histórico en un formato estándar, el día que cambies de sistema perderás de hecho el acceso cómodo a años de registro que, sobre el papel, sigues "conservando". El caso típico es revelador: una empresa cambia de software, el proveedor antiguo no permite exportar, y aunque no ha borrado nada queda expuesta porque no puede presentar con agilidad lo que le piden. No incumplió por destruir el dato; incumplió el espíritu por no poder usarlo. La consecuencia práctica es que la pregunta "¿cuánto tiempo hay que guardar el registro?" tiene una respuesta de plazo —cuatro años, en horizonte móvil— pero la decisión real que la hace efectiva se toma mucho antes, al elegir un sistema que garantice permanencia continua, exportación ágil y portabilidad. El marco legal está en la ley de control horario, la preparación de inspección en multas e inspección y la elección de herramienta con portabilidad en mejor software.
Una regla mnemotécnica para no equivocarse
Si hubiera que resumir toda la cuestión de la conservación en una sola regla operativa que cualquiera pueda recordar, sería esta: en cualquier momento, sin avisar, deberías poder entregar los últimos cuatro años de registro en menos de veinticuatro horas y en un formato que cualquiera pueda leer. Esa frase contiene, comprimidas, las tres exigencias reales —permanencia continua, accesibilidad rápida y formato legible— y sirve como prueba mental instantánea: si hoy te lo pidieran, ¿podrías? Si la respuesta honesta es "tendría que buscar", "depende de si sigo teniendo aquel programa" o "tardaría días", no estás conservando en el sentido que importa aunque no hayas borrado nada. La regla también deja claro por qué la decisión se toma al elegir herramienta y no al recibir la visita: la única forma de poder responder "sí, ahora mismo" es haber elegido un sistema que garantice exportación ágil y portabilidad desde el principio. Conviene hacerse esa pregunta una vez al año, en frío, como simulacro. El marco legal está en la ley de control horario y la elección con portabilidad en mejor software.
Fuentes y referencias normativas
Las referencias siguientes orientan los contenidos editoriales de esta página. No sustituyen el asesoramiento laboral o jurídico profesional para cada caso particular.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo empieza a contar el plazo de cuatro años?
Es un horizonte móvil: en cualquier momento debes poder presentar los últimos cuatro años de registro, no solo el año en curso. No se "reinicia" anualmente.