No: el registro de jornada de tu empresa solo incluye a tu propia plantilla. El personal de una subcontrata lo registra su empleador, los autónomos externos no tienen registro de jornada y las visitas, como mucho, pasan por un control de acceso. Lo importante es no mezclar esos controles con el fichaje de tus trabajadores.
La confusión es frecuente en naves, oficinas compartidas o tiendas con servicios externos de limpieza, mantenimiento o seguridad: el mismo terminal de la puerta acaba registrando a todo el que entra, y el registro deja de reflejar solo lo que debe.
| Norma | Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores |
|---|---|
| Tu registro incluye | Solo a las personas que trabajan para tu empresa |
| Personal de una contrata | Lo registra su propia empresa |
| Autónomos externos y visitas | Sin registro de jornada; como mucho, control de acceso |
Quién registra la jornada de cada persona que entra
El artículo 34.9 del Estatuto obliga a cada empresa a garantizar el registro diario de la jornada de sus personas trabajadoras. La obligación sigue al contrato de trabajo, no al edificio. Por eso el técnico de una empresa de mantenimiento que pasa la mañana en tu nave ficha, en su caso, con el sistema de su empresa, aunque trabaje en tus instalaciones.
| Quién entra | ¿Va en tu registro de jornada? | Qué control aplica |
|---|---|---|
| Tu plantilla | Sí | Registro diario de inicio y fin de jornada |
| Personal de una contrata o subcontrata | No, lo registra su empresa | Control de acceso y coordinación con su empresa |
| Autónomo que presta un servicio | No | Control de acceso, si lo tienes |
| Visitas, clientes, proveedores | No | Libro o registro de visitas |
Control de acceso y registro de jornada no son lo mismo
El control de acceso sirve para saber quién está en tus instalaciones, por seguridad o por prevención de riesgos. El registro de jornada sirve para acreditar cuánto trabaja cada persona de tu plantilla. Pueden usar el mismo terminal, pero los datos tienen que quedar separados: el registro de jornada de tu empresa es lo que revisa la Inspección de Trabajo, y no debería aparecer en él nadie que no sea tu trabajador.
Si estás valorando un terminal de control horario para la entrada, pregunta antes si permite distinguir plantilla propia y externos.
Qué sí te toca con las contratas
Que no registres su jornada no significa desentenderse. Con las empresas que trabajan en tu centro hay otras obligaciones que conviene tener ordenadas:
- Coordinación en prevención de riesgos: intercambiar información sobre los riesgos del centro y las medidas de emergencia cuando coinciden trabajadores de varias empresas.
- Comprobaciones al contratar obras o servicios de tu propia actividad: el artículo 42 del Estatuto obliga a comprobar que la contratista está al corriente con la Seguridad Social.
- Horarios acordados por escrito: pactar en el contrato mercantil franjas y accesos evita que tu equipo acabe «controlando» la jornada de personas que no dependen de ti.
Lo que no conviene es dar órdenes directas sobre la jornada del personal de la contrata o exigirle fichar en tu sistema como si fuera plantilla propia: difumina quién es el empleador real.
Ejemplo: una nave con plantilla, limpieza externa y visitas
Una empresa de distribución tiene 12 personas en su nave. Cada mañana, dos personas de una empresa de limpieza trabajan de 6:00 a 8:00; los martes viene un técnico de mantenimiento de 10:00 a 13:00, y cada día pasan dos o tres transportistas y algún cliente.
- La plantilla ficha entrada y salida en el terminal de la puerta: es el registro de jornada de la empresa.
- El personal de limpieza accede con una tarjeta de acceso «externo». Su jornada la registra la empresa de limpieza con su propio sistema.
- El técnico firma en el registro de visitas al entrar y salir. Si es asalariado, su empresa registra su jornada; si es autónomo, no hay registro de jornada.
- Transportistas y clientes: registro de visitas, sin más.
Si la Inspección pide el registro de jornada, la empresa entrega solo el de sus 12 trabajadores.
Los datos de las visitas también son datos personales
Un libro de visitas con nombre, DNI y hora de entrada contiene datos personales. Conviene pedir solo lo necesario, informar de para qué se usan y no guardarlos más tiempo del que justifica su finalidad. Si además usas reconocimiento facial o huella en la entrada, el nivel de exigencia sube mucho; lo explicamos en la página sobre control horario y protección de datos.
Si quieres un fichaje que distinga a tu plantilla del resto de personas que entran en tu centro, cuéntanos cómo trabajáis y te buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la vuestra, sin coste ni compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que registrar la jornada del personal de una subcontrata?
No. Lo registra su propia empresa, que es su empleadora. Tú puedes controlar su acceso a tus instalaciones, pero no forma parte de tu registro de jornada.
¿Un autónomo que trabaja en mi local tiene que fichar?
No en tu registro de jornada, porque no tiene contrato laboral contigo. Si necesitas saber cuándo entra y sale, basta con un control de acceso.
¿Puedo usar el mismo terminal para plantilla y visitas?
Sí, siempre que los datos queden separados y el registro de jornada que entregas incluya solo a tus trabajadores.
¿Qué pasa si una persona de la contrata trabaja solo para mí?
Sigue siendo trabajadora de su empresa. Si en la práctica eres tú quien organiza su jornada y le da órdenes, conviene revisarlo con tu asesor laboral, porque puede plantear problemas de cesión ilegal.
¿Quieres implantar o cambiar tu control horario?
Cuéntanos tu caso y buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la tuya, sin coste ni compromiso.
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