Los días de vacaciones, baja médica o permiso no se fichan, porque no hay jornada que registrar. Pero conviene que el registro los identifique como ausencias justificadas y por tipo. Si no, el sistema muestra días en blanco que parecen olvidos, el resumen mensual no cuadra y es imposible comprobar la jornada anual o las horas extra.
La ley solo exige registrar el inicio y el fin de cada jornada. Todo lo demás es organización, pero una organización que marca la diferencia el día que alguien revisa el registro.
| Obligación legal | Registrar inicio y fin de cada jornada trabajada (art. 34.9 ET) |
|---|---|
| Días de ausencia | No se fichan; conviene marcarlos por tipo |
| Vacaciones | Mínimo 30 días naturales al año (art. 38 ET) |
| Permisos retribuidos | Art. 37.3 ET y convenio |
Qué exige la ley y qué conviene añadir
El art. 34.9 ET pide el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona. Un día de vacaciones no tiene inicio ni fin, así que no hay nada que fichar. El problema es práctico: en un listado de registros, un día sin fichajes puede ser unas vacaciones, una baja, un permiso, un festivo o un olvido, y cada cosa tiene consecuencias distintas.
Por eso la práctica recomendable es que cada día sin jornada tenga una marca de ausencia con su tipo, aprobada por quien corresponda y, si la hay, vinculada a su justificación.
Tipos de ausencia y cómo marcarlas
| Ausencia | Base | Cómo reflejarla |
|---|---|---|
| Vacaciones | Art. 38 ET: mínimo 30 días naturales al año | Día completo de vacaciones, según calendario aprobado |
| Incapacidad temporal (baja médica) | Suspensión del contrato | Días de baja, de la fecha de baja a la de alta |
| Permisos retribuidos (matrimonio, hospitalización de un familiar, fallecimiento, traslado de domicilio…) | Art. 37.3 ET y convenio | Días o horas de permiso con su motivo |
| Permiso por cuidado del lactante | Art. 37.4 ET: una hora diaria, divisible, o acumulada en jornadas completas | Si es por horas, la jornada registrada es más corta; si se acumula, días completos de permiso |
| Festivos | Art. 37.2 ET y calendario laboral | Marcados en el calendario de la empresa |
| Ausencia parcial (médico, gestión) | Convenio o permiso aplicable | Salida y vuelta fichadas, con el motivo |
Algunos permisos se cuentan por días naturales y otros por días laborables según el convenio. El registro no resuelve esa duda, pero guardar la fecha exacta permite resolverla después sin reconstruir nada.
Ejemplo: cuatro semanas con ausencias
Pau es mozo de almacén en una empresa de recambios, jornada de 8 horas de lunes a viernes. En cuatro semanas tiene una semana de vacaciones, tres días de baja por una gripe y un día de permiso por traslado de domicilio.
| Concepto | Días | Horas |
|---|---|---|
| Días trabajados y fichados | 11 | 88 |
| Vacaciones | 5 | No se fichan |
| Incapacidad temporal | 3 | No se fichan |
| Permiso por traslado de domicilio (art. 37.3.c ET) | 1 | No se ficha |
Con las ausencias marcadas, el resumen de esas cuatro semanas explica los 20 días laborables sin huecos. Sin ellas, el registro mostraría nueve días vacíos y cualquiera que lo revisara tendría que preguntar qué pasó.
Por qué importa para los cómputos
- Jornada anual: para comprobar que no se supera la jornada máxima en cómputo anual hay que saber qué días no se trabajó y por qué. Cómo computa cada ausencia en la jornada anual depende del convenio.
- Horas extra: si una semana con dos días de permiso tiene tres días de 10 horas, el registro debe permitir ver si hay exceso sobre la jornada ordinaria.
- Tiempo parcial: el resumen mensual que se entrega con la nómina recoge las horas ordinarias y complementarias del mes; si hay ausencias, conviene que el registro permita explicar por qué hay menos horas.
Si llevas el registro en una hoja, reserva una columna para el tipo de ausencia; tienes una estructura de ejemplo en la plantilla de registro horario. Y si usas un sistema digital, comprueba que permite marcar ausencias en el propio registro horario de los trabajadores.
Errores habituales
- Dejar los días de vacaciones o baja en blanco, sin marca.
- Fichar «de mentira» el día de vacaciones con el horario teórico para que el registro parezca completo.
- Registrar como jornada completa un día en que la persona salió dos horas al médico.
- No reflejar la hora de lactancia, de forma que la jornada parece más larga de lo que es.
Si quieres un registro en el que vacaciones, bajas y permisos cuadren con las horas sin hojas paralelas, cuéntanos cuántas personas sois y cómo trabajáis y te buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la vuestra, sin coste ni compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Hay que fichar los días de vacaciones?
No, porque no hay jornada. Lo recomendable es marcar el día como vacaciones para que no parezca un olvido.
¿Y durante una baja médica?
Tampoco se ficha. Conviene marcar los días de incapacidad temporal desde la baja hasta el alta.
¿Cómo se registra una salida al médico?
Fichando la salida y la vuelta e identificando el motivo, para aplicar después el permiso que corresponda según el convenio.
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