Els dies de vacances, baixa mèdica o permís no es fitxen, perquè no hi ha jornada per registrar. Però convé que el registre els identifiqui com a absències justificades i per tipus. Si no, el sistema mostra dies en blanc que semblen oblits, el resum mensual no quadra i és impossible comprovar la jornada anual o les hores extra.
La llei només exigeix registrar l'inici i el final de cada jornada. Tota la resta és organització, però una organització que marca la diferència el dia que algú revisa el registre.
| Obligació legal | Registrar l'inici i el final de cada jornada treballada (art. 34.9 ET) |
|---|---|
| Dies d'absència | No es fitxen; convé marcar-los per tipus |
| Vacances | Mínim 30 dies naturals l'any (art. 38 ET) |
| Permisos retribuïts | Art. 37.3 ET i conveni |
Què exigeix la llei i què convé afegir
L'art. 34.9 ET demana l'horari concret d'inici i de final de la jornada de cada persona. Un dia de vacances no té inici ni final, així que no hi ha res a fitxar. El problema és pràctic: en un llistat de registres, un dia sense fitxatges pot ser unes vacances, una baixa, un permís, un festiu o un oblit, i cada cosa té conseqüències diferents.
Per això la pràctica recomanable és que cada dia sense jornada tingui una marca d'absència amb el seu tipus, aprovada per qui correspongui i, si n'hi ha, vinculada a la seva justificació.
Tipus d'absència i com marcar-les
| Absència | Base | Com reflectir-la |
|---|---|---|
| Vacances | Art. 38 ET: mínim 30 dies naturals l'any | Dia complet de vacances, segons el calendari aprovat |
| Incapacitat temporal (baixa mèdica) | Suspensió del contracte | Dies de baixa, de la data de baixa a la d'alta |
| Permisos retribuïts (matrimoni, hospitalització d'un familiar, defunció, trasllat de domicili…) | Art. 37.3 ET i conveni | Dies o hores de permís amb el seu motiu |
| Permís per cura del lactant | Art. 37.4 ET: una hora diària, divisible, o acumulada en jornades completes | Si és per hores, la jornada registrada és més curta; si s'acumula, dies complets de permís |
| Festius | Art. 37.2 ET i calendari laboral | Marcats al calendari de l'empresa |
| Absència parcial (metge, gestió) | Conveni o permís aplicable | Sortida i tornada fitxades, amb el motiu |
Alguns permisos es compten per dies naturals i d'altres per dies laborables segons el conveni. El registre no resol aquest dubte, però guardar la data exacta permet resoldre'l després sense reconstruir res.
Exemple: quatre setmanes amb absències
En Pau és mosso de magatzem en una empresa de recanvis, jornada de 8 hores de dilluns a divendres. En quatre setmanes té una setmana de vacances, tres dies de baixa per una grip i un dia de permís per trasllat de domicili.
| Concepte | Dies | Hores |
|---|---|---|
| Dies treballats i fitxats | 11 | 88 |
| Vacances | 5 | No es fitxen |
| Incapacitat temporal | 3 | No es fitxen |
| Permís per trasllat de domicili (art. 37.3.c ET) | 1 | No es fitxa |
Amb les absències marcades, el resum d'aquestes quatre setmanes explica els 20 dies laborables sense buits. Sense elles, el registre mostraria nou dies buits i qualsevol que el revisés hauria de preguntar què va passar.
Per què importa per als còmputs
- Jornada anual: per comprovar que no se supera la jornada màxima en còmput anual cal saber quins dies no es va treballar i per què. Com computa cada absència en la jornada anual depèn del conveni.
- Hores extra: si una setmana amb dos dies de permís té tres dies de 10 hores, el registre ha de permetre veure si hi ha excés sobre la jornada ordinària.
- Temps parcial: el resum mensual que es lliura amb la nòmina recull les hores ordinàries i complementàries del mes; si hi ha absències, convé que el registre permeti explicar per què hi ha menys hores.
Si portes el registre en un full, reserva una columna per al tipus d'absència; tens una estructura d'exemple a la plantilla de registre horari. I si fas servir un sistema digital, comprova que permet marcar absències al mateix registre horari dels treballadors.
Errors habituals
- Deixar els dies de vacances o baixa en blanc, sense marca.
- Fitxar «de mentida» el dia de vacances amb l'horari teòric perquè el registre sembli complet.
- Registrar com a jornada completa un dia en què la persona va sortir dues hores al metge.
- No reflectir l'hora de lactància, de manera que la jornada sembla més llarga del que és.
Si vols un registre en què vacances, baixes i permisos quadrin amb les hores sense fulls paral·lels, explica'ns quantes persones sou i com treballeu i us busquem l'empresa de control horari que millor encaixa amb la vostra, sense cost ni compromís.
Preguntes freqüents
Cal fitxar els dies de vacances?
No, perquè no hi ha jornada. El recomanable és marcar el dia com a vacances perquè no sembli un oblit.
I durant una baixa mèdica?
Tampoc no es fitxa. Convé marcar els dies d'incapacitat temporal des de la baixa fins a l'alta.
Com es registra una sortida al metge?
Fitxant la sortida i la tornada i identificant el motiu, per aplicar després el permís que correspongui segons el conveni.
Vols implantar o canviar el teu control horari?
Explica’ns el teu cas i busquem l’empresa de control horari que millor encaixa amb la teva, sense cost ni compromís.
Demanar pressupost