La representación legal de las personas trabajadoras tiene tres papeles en el registro de jornada: ser consultada antes de que la empresa lo organice (si no hay convenio ni acuerdo), tener los registros a su disposición y recibir cada mes la información de las horas extraordinarias. Todo sale del artículo 34.9 del Estatuto y de la normativa de jornadas especiales.
Hacerlo bien evita conflictos: un sistema de fichaje implantado sin consulta es uno de los motivos más habituales de discusión con el comité.
| Organización del registro | Convenio, acuerdo de empresa o decisión empresarial previa consulta |
|---|---|
| Acceso a los registros | A disposición de la representación legal (art. 34.9 ET) |
| Horas extra | Información mensual con copia de los resúmenes (RD 1561/1995) |
| Obligación de reserva | Deber de sigilo sobre información reservada (art. 65.2 ET) |
La consulta previa antes de implantar el registro
El artículo 34.9 establece el orden: el registro se organiza por negociación colectiva o acuerdo de empresa y, solo en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales. Consultar no es pedir permiso: es informar del sistema previsto, escuchar las objeciones y responder a ellas antes de decidir.
- Qué sistema se usará y cómo se ficha (terminal, móvil, papel).
- Qué datos se recogen y quién los ve, sobre todo si hay geolocalización o biometría.
- Cómo se tratan pausas, desplazamientos y teletrabajo.
- Cómo se corrigen errores y cómo consulta cada persona sus fichajes.
Acceso de los representantes a los registros
La empresa conserva los registros cuatro años y los mantiene a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo. En la práctica, la representación puede revisar si los horarios reales cuadran con el calendario, si se acumulan horas extra o si se respetan los descansos.
Ese acceso lleva consigo una obligación: quienes forman parte del comité o son delegados deben guardar sigilo sobre la información que la empresa les haya comunicado expresamente como reservada (art. 65.2 ET). Y el uso de los datos tiene que limitarse a su función de representación.
La información mensual de horas extraordinarias
La disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995 obliga a informar mensualmente a los representantes de las horas extraordinarias realizadas, cualquiera que sea su forma de compensación, entregándoles copia de los resúmenes del artículo 35.5 del Estatuto. Es una obligación independiente del registro diario y conviene tenerla en el calendario de cierre de mes. Cómo llevar esas horas día a día lo explicamos en la página de control de horas extra.
Ejemplo: una empresa de 35 personas que cambia de sistema
Una empresa de artes gráficas con 35 personas y tres delegados de personal quiere pasar de hojas firmadas a fichaje con tarjeta.
| Paso | Qué hace la empresa |
|---|---|
| 1. Propuesta | Envía a los delegados el sistema previsto, los datos que recoge y el procedimiento de corrección |
| 2. Consulta | Reunión de consulta; los delegados piden que el terminal no esté dentro de los vestuarios |
| 3. Decisión | La empresa acepta cambiar la ubicación y lo deja por escrito |
| 4. Cada mes | Entrega a los delegados el resumen de horas extra de cada persona |
| 5. A petición | Facilita el registro cuando los delegados lo solicitan para revisar un turno |
El cambio de ubicación del terminal es un buen ejemplo de para qué sirve la consulta: la empresa no pierde nada, la plantilla gana algo razonable y el sistema arranca sin recelos. Si la consulta se hubiera saltado, el mismo detalle habría acabado en una queja formal o en una visita de la Inspección.
Si la empresa no tiene representantes
En muchas pymes no hay delegados de personal. En ese caso no hay a quién hacer la consulta formal y el registro se organiza por decisión de la empresa, respetando el convenio si regula algo. Aun así, hay que informar a la plantilla del tratamiento de sus datos antes de implantarlo, y explicar el sistema con calma casi siempre ahorra problemas. El marco completo está en nuestra página de normativa de control horario.
Si vas a implantar o cambiar el sistema de fichaje y quieres llegar a la consulta con el trabajo hecho, cuéntanos cuántas personas sois y te buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la vuestra, sin coste ni compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Hay que consultar al comité antes de implantar el fichaje?
Si el registro no está regulado por convenio ni por acuerdo de empresa, sí: la empresa decide, pero previa consulta con los representantes legales (art. 34.9 ET).
¿Pueden los delegados de personal ver el registro de jornada?
Sí. Los registros deben estar a disposición de los representantes legales, que tienen que usarlos para su función y guardar sigilo sobre la información reservada.
¿Qué información de horas extra reciben los representantes?
Deben ser informados cada mes de las horas extraordinarias realizadas, con copia de los resúmenes del art. 35.5 ET, según el RD 1561/1995.
¿El comité puede vetar el sistema de fichaje?
La consulta no es un veto: la empresa decide tras escuchar a la representación. Si el convenio o un acuerdo regulan el registro, hay que respetarlos.
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