El registro de jornada de una persona cedida por una empresa de trabajo temporal lo lleva la empresa usuaria, porque es quien dirige y controla su trabajo mientras presta servicios en ella. Así lo entiende la guía del Ministerio de Trabajo, que añade que la usuaria debe conservar esos registros cuatro años y acordar con la ETT cómo se los facilita para la nómina.
Es un reparto lógico, pero en la práctica falla a menudo: la usuaria cree que «eso es cosa de la ETT» y la ETT solo recibe un parte de horas al final del mes.
| Obligada al registro | La empresa usuaria (art. 15.1 de la Ley 14/1994) |
|---|---|
| Conservación | La usuaria, 4 años, a disposición de trabajador, representantes e Inspección |
| Nómina y cotización | La ETT (art. 12.1 de la Ley 14/1994) |
| Fuente | Guía del Ministerio de Trabajo sobre el registro de jornada |
Quién está obligado y por qué
La Ley 14/1994, que regula las ETT, establece en su art. 15.1 que, cuando las personas cedidas trabajan en el ámbito de la empresa usuaria, las facultades de dirección y control de la actividad laboral las ejerce la usuaria durante ese tiempo. La guía del Ministerio de Trabajo saca la conclusión: si la usuaria dirige y controla, es ella la obligada al registro diario de jornada del art. 34.9 ET.
Eso incluye conservar los registros cuatro años y tenerlos a disposición de la persona cedida, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. La obligación no termina cuando acaba la cesión. Cuánto tiempo y cómo guardarlos lo explicamos en cuánto tiempo hay que guardar el registro horario.
La coordinación con la ETT
La ETT sigue siendo la empleadora a efectos de salario y Seguridad Social (art. 12.1 de la Ley 14/1994), así que necesita las horas reales para pagar y cotizar. La guía dice que ETT y usuaria «deben establecer los procedimientos de aportación de los registros». En la práctica conviene fijar en el contrato de puesta a disposición:
- Qué sistema de registro usará la persona cedida: normalmente el mismo que la plantilla de la usuaria.
- Con qué frecuencia se envían los registros a la ETT: semanal o por periodo de nómina.
- Quién valida las correcciones y las horas extra antes del envío.
- Cómo accede la persona cedida a consultar su propio registro.
No confundir con las subcontratas
En una contrata o subcontrata (art. 42 ET) el reparto es el contrario: la contratista sigue dirigiendo a su personal y es la responsable del registro. La guía admite que la principal y la contratista acuerden usar el sistema de fichaje de la principal, pero la contratista conserva la documentación.
La diferencia práctica: si la persona viene de una ETT, el registro es tuyo; si viene de una empresa que te presta un servicio, el registro es de su empresa, aunque fiche en tu terminal.
Ejemplo: una campaña de tres semanas
Un almacén de juguetes contrata por ETT a Hugo para la campaña de diciembre, de lunes a sábado, turno de 14:00 a 22:00 con 30 minutos de descanso.
| Quién | Qué hace | Cuándo |
|---|---|---|
| Hugo | Ficha entrada, descanso y salida en el terminal del almacén | Cada día |
| Almacén (usuaria) | Revisa olvidos y valida 3 horas extra de una noche de inventario | Cada viernes |
| Almacén (usuaria) | Envía a la ETT el registro de la semana | Cada viernes |
| ETT | Calcula la nómina y cotiza con las horas reales | Cierre de mes |
| Almacén (usuaria) | Conserva los registros de Hugo | 4 años |
Si en marzo Hugo reclama una hora extra no pagada, el registro que lo aclara está en el almacén, no en la ETT. Por eso el envío semanal no sustituye a la conservación: son dos obligaciones distintas.
Errores habituales
- Una hoja aparte para los de ETT, distinta del sistema de la plantilla, que nadie revisa hasta final de mes.
- Borrar los datos al acabar la cesión, cuando hay que conservarlos cuatro años.
- Enviar a la ETT solo el total de horas, sin el detalle diario de entradas y salidas.
- No dar acceso a la persona cedida a consultar su propio registro.
Lo más sencillo es que las personas cedidas fichen en el mismo sistema que el resto; qué debe incluir ese registro horario de los trabajadores es igual para todos.
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Preguntas frecuentes
¿La ETT puede llevar el registro por su cuenta?
Según la guía del Ministerio, la obligada es la usuaria, que dirige el trabajo. La ETT necesita los datos para la nómina, pero no sustituye a la usuaria.
¿Quién guarda los registros cuando termina la cesión?
La empresa usuaria, durante cuatro años, a disposición de la persona cedida, de sus representantes y de la Inspección.
¿Y si la persona viene de una subcontrata?
Entonces el registro es de la contratista, que es su verdadera empleadora, aunque puedan acordar usar el sistema de fichaje de la principal.
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