Cómo calcular las horas trabajadas al mes (con ejemplo)

Para calcular las horas trabajadas al mes se resta, cada día, la hora de entrada a la de salida, se descuentan las pausas que no computan como trabajo y se suman los días. Después se compara el total con la jornada pactada para ese periodo: lo que la supere, y no se compense por distribución irregular o flexibilidad, son horas extraordinarias.

Parece sencillo, pero hay tres fallos que se repiten: sumar minutos como si fueran decimales, olvidar las pausas y comparar con una jornada teórica que no es la que se pactó.

El cálculo paso a paso

1. Toma los registros de cada día: todas las entradas y salidas, incluidas las de pausas.
2. Calcula la duración de cada tramo de trabajo (salida menos entrada) y súmalos.
3. Revisa las pausas: descuenta las que no son tiempo de trabajo efectivo. La pausa de 15 minutos de las jornadas continuadas de más de 6 horas solo computa si el convenio o el contrato lo establecen (art. 34.4 ET).
4. Suma por semana y compara con la jornada semanal pactada, si esa es tu referencia.
5. Suma el mes y compara con la jornada del mes según calendario, descontando festivos, vacaciones y ausencias justificadas.

Horas y minutos: cómo pasarlos a decimal

El error más frecuente es tratar 7:45 como si fuera 7,45 horas. Los minutos son sexagesimales: hay que dividirlos entre 60.

Si usas una hoja de cálculo, trabaja con formato de hora y convierte al final, o calcula siempre en minutos y divide entre 60 el total. Tienes una estructura lista en nuestra plantilla de control horario en Excel.

Ejemplo: un mes resuelto

Tomás es técnico de laboratorio en una empresa de análisis de aguas, con 40 horas semanales pactadas y jornada partida. Así queda su primera semana:

Repitiendo el cálculo, las cuatro semanas del mes dan 40,25, 39,5, 41,75 y 38 horas: 159,5 horas frente a las 160 pactadas. En el cómputo mensual no hay exceso, aunque la tercera semana supere en 1,75 horas su jornada semanal.

Ordinarias, extra y compensadas

Que una semana supere la jornada no significa automáticamente que haya horas extra. Depende de cuál sea el periodo de referencia pactado:

• Si hay horario flexible o distribución irregular con cómputo mensual o anual, los excesos de un día o una semana se compensan dentro de ese periodo. La guía del Ministerio de Trabajo lo explica así: un exceso diario no es trabajo extraordinario si en el periodo se cumple la jornada ordinaria.
• Si la jornada es semanal fija, lo que la supere es hora extraordinaria, con su registro y resumen en la nómina (art. 35.5 ET).
• El máximo de 9 horas ordinarias al día (art. 34.3 ET) se aplica salvo que el convenio o un acuerdo fije otra distribución.

Si además quieres saber qué riesgo asume tu forma actual de registrar y calcular, la calculadora de cumplimiento te ayuda a valorarlo.

Errores frecuentes

• Sumar 7:45 + 8:30 como 7,45 + 8,30.
• No descontar la pausa de comida en jornada partida, o descontarla dos veces.
• Comparar con 40 horas cuando el convenio pacta 38,5.
• Olvidar los festivos del mes al calcular la jornada de referencia.
• Redondear cada día a la baja o al alza: pequeños redondeos diarios suman horas al año.

Si quieres dejar de calcular a mano y que el registro te dé las horas del mes directamente, cuéntanos cuántas personas sois y cómo trabajáis y te buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la vuestra, sin coste ni compromiso.