Un fichaje erróneo se corrige sin borrar el dato original: se añade el valor correcto y se guarda quién hizo el cambio, cuándo y por qué. Así el registro sigue siendo fiable, que es lo que exige el artículo 34.9 del Estatuto. Borrar o sobrescribir sin rastro es lo que convierte un error pequeño en un registro que no vale.
Aquí hablamos de fichajes que existen pero están mal: duplicados, marcados al revés, con la hora equivocada o hechos en el sitio que no toca. Los que faltan porque alguien olvidó fichar tienen su propio procedimiento.
| Principio | Añadir y justificar, nunca borrar ni sobrescribir |
|---|---|
| Qué se guarda | Dato original, dato corregido, autor, fecha y motivo |
| Quién corrige | Una persona designada, con conocimiento del trabajador |
| Cuándo | Lo antes posible y siempre antes del cierre mensual |
Los errores de fichaje más habituales
| Error | Cómo se detecta | Cómo se corrige |
|---|---|---|
| Fichaje duplicado | Dos entradas seguidas con segundos de diferencia | Se anula el segundo, conservándolo como anulado |
| Entrada marcada como salida | La jornada aparece invertida o sin sentido | Se cambia el tipo de marcaje, con motivo |
| Hora equivocada | No cuadra con el turno ni con el trabajo hecho | Se añade la hora real validada |
| Terminal desajustado | Todos los fichajes de un aparato desplazados igual | Corrección conjunta con una única causa documentada |
| Fichaje en un centro que no toca | La persona aparece en dos sitios el mismo día | Se reasigna el centro, sin cambiar las horas |
Cómo corregir con trazabilidad
- Detectar pronto: una revisión semanal de incidencias evita que los errores se acumulen hasta fin de mes.
- Validar el dato bueno con algo objetivo: el turno, un pedido cerrado, la hora de cierre, la palabra del trabajador contrastada.
- Añadir, no sustituir: el dato original queda visible como anulado o corregido.
- Registrar autor, fecha y motivo de cada cambio.
- Informar al trabajador y recoger su conformidad si el cambio afecta a horas extra, complementarias o al resumen mensual.
Muchos de los fallos que acaban en un control horario mal hecho empiezan precisamente así: correcciones sin rastro que, sumadas, dejan un registro que nadie puede defender.
Quién puede corregir y quién no
Lo más sensato es separar funciones. El trabajador propone la corrección (o la detecta la empresa) y una persona designada la valida: el responsable del equipo, RR. HH. o quien lleve el registro. Conviene que el propio trabajador no pueda modificar sus fichajes sin validación, y que el responsable no pueda hacerlo sin que el trabajador se entere.
En empresas pequeñas donde la misma persona lo hace todo, basta con dejar el motivo por escrito y que el trabajador lo firme o lo confirme por correo.
Ejemplo: un terminal que adelantaba 20 minutos
En un taller de 8 personas, el lunes se descubre que el terminal de la entrada lleva desde el miércoles anterior adelantado 20 minutos tras un corte de luz. Todos los fichajes de esos cinco días están desplazados.
- No se reescribe hora a hora cada fichaje a mano sin explicación.
- Se ajusta el reloj del terminal y se anota la incidencia: fecha del corte, fecha de detección y desfase medido.
- Se aplica una corrección conjunta de −20 minutos a los fichajes afectados, todos con el mismo motivo documentado.
- Se informa a las 8 personas, que pueden revisar sus días; una de ellas ficha siempre desde el móvil y queda fuera de la corrección.
Resultado: los datos originales siguen ahí, la causa está explicada y cualquiera puede reconstruir qué pasó.
Cerrar el mes para que no se toque lo cerrado
Una buena práctica es fijar un cierre mensual: se revisan incidencias, se entregan los resúmenes que tocan (tiempo parcial, horas extra) y el periodo queda bloqueado. Si después aparece un error, se corrige igualmente, pero como corrección posterior al cierre, bien identificada. Una lista de comprobaciones para ese cierre está en nuestro checklist de control horario.
Si quieres que las correcciones de fichajes de tu empresa dejen rastro sin generar papeleo, cuéntanos cuántas personas sois y te buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la vuestra, sin coste ni compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Se puede borrar un fichaje erróneo?
Borrarlo sin rastro no conviene. Lo correcto es anularlo o corregirlo dejando visible el dato original, con autor, fecha y motivo del cambio.
¿Puede un trabajador corregir sus propios fichajes?
Puede proponer la corrección, pero es recomendable que la valide otra persona designada por la empresa para que el registro sea fiable.
¿Hay que avisar al trabajador si la empresa corrige su fichaje?
Sí, es lo recomendable, y sobre todo si el cambio afecta a horas extra, horas complementarias o al resumen mensual que recibe con la nómina.
¿Qué hago si el terminal ha registrado mal a toda la plantilla?
Documentar la incidencia, ajustar el aparato y aplicar una corrección conjunta con un único motivo, informando a las personas afectadas.
¿Quieres implantar o cambiar tu control horario?
Cuéntanos tu caso y buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la tuya, sin coste ni compromiso.
Solicitar presupuesto