Un fitxatge erroni es corregeix sense esborrar la dada original: s'hi afegeix el valor correcte i es guarda qui va fer el canvi, quan i per què. Així el registre continua sent fiable, que és el que exigeix l'article 34.9 de l'Estatut. Esborrar o sobreescriure sense rastre és el que converteix un error petit en un registre que no val.
Aquí parlem de fitxatges que existeixen però estan malament: duplicats, marcats al revés, amb l'hora equivocada o fets al lloc que no toca. Els que falten perquè algú va oblidar fitxar tenen el seu propi procediment.
| Principi | Afegir i justificar, mai esborrar ni sobreescriure |
|---|---|
| Què es guarda | Dada original, dada corregida, autor, data i motiu |
| Qui corregeix | Una persona designada, amb coneixement del treballador |
| Quan | Com més aviat millor i sempre abans del tancament mensual |
Els errors de fitxatge més habituals
| Error | Com es detecta | Com es corregeix |
|---|---|---|
| Fitxatge duplicat | Dues entrades seguides amb segons de diferència | S'anul·la el segon, conservant-lo com a anul·lat |
| Entrada marcada com a sortida | La jornada surt invertida o sense sentit | Es canvia el tipus de marcatge, amb motiu |
| Hora equivocada | No quadra amb el torn ni amb la feina feta | S'hi afegeix l'hora real validada |
| Terminal desajustat | Tots els fitxatges d'un aparell desplaçats igual | Correcció conjunta amb una única causa documentada |
| Fitxatge en un centre que no toca | La persona apareix en dos llocs el mateix dia | Es reassigna el centre, sense canviar les hores |
Com corregir amb traçabilitat
- Detectar aviat: una revisió setmanal d'incidències evita que els errors s'acumulin fins a final de mes.
- Validar la dada bona amb alguna cosa objectiva: el torn, una comanda tancada, l'hora de tancament, la paraula del treballador contrastada.
- Afegir, no substituir: la dada original queda visible com a anul·lada o corregida.
- Registrar autor, data i motiu de cada canvi.
- Informar el treballador i recollir-ne la conformitat si el canvi afecta hores extra, complementàries o el resum mensual.
Molts dels errors que acaben en un control horari mal fet comencen precisament així: correccions sense rastre que, sumades, deixen un registre que ningú no pot defensar.
Qui pot corregir i qui no
El més assenyat és separar funcions. El treballador proposa la correcció (o la detecta l'empresa) i una persona designada la valida: el responsable de l'equip, RH o qui porti el registre. Convé que el mateix treballador no pugui modificar els seus fitxatges sense validació, i que el responsable no ho pugui fer sense que el treballador se n'assabenti.
En empreses petites on la mateixa persona ho fa tot, n'hi ha prou amb deixar el motiu per escrit i que el treballador el signi o el confirmi per correu.
Exemple: un terminal que avançava 20 minuts
En un taller de 8 persones, dilluns es descobreix que el terminal de l'entrada porta des del dimecres anterior avançat 20 minuts després d'un tall de llum. Tots els fitxatges d'aquells cinc dies estan desplaçats.
- No es reescriu hora per hora cada fitxatge a mà sense explicació.
- S'ajusta el rellotge del terminal i s'anota la incidència: data del tall, data de detecció i desfasament mesurat.
- S'aplica una correcció conjunta de −20 minuts als fitxatges afectats, tots amb el mateix motiu documentat.
- S'informa les 8 persones, que poden revisar els seus dies; una d'elles fitxa sempre des del mòbil i queda fora de la correcció.
Resultat: les dades originals continuen allà, la causa està explicada i qualsevol pot reconstruir què va passar.
Tancar el mes perquè no es toqui el que està tancat
Una bona pràctica és fixar un tancament mensual: es revisen incidències, es lliuren els resums que toquen (temps parcial, hores extra) i el període queda bloquejat. Si després apareix un error, es corregeix igualment, però com a correcció posterior al tancament, ben identificada. Una llista de comprovacions per a aquest tancament és al nostre checklist de control horari.
Si vols que les correccions de fitxatges de la teva empresa deixin rastre sense generar paperassa, explica'ns quantes persones sou i us busquem l'empresa de control horari que millor encaixa amb la vostra, sense cost ni compromís.
Preguntes freqüents
Es pot esborrar un fitxatge erroni?
Esborrar-lo sense rastre no convé. El correcte és anul·lar-lo o corregir-lo deixant visible la dada original, amb autor, data i motiu del canvi.
Pot un treballador corregir els seus propis fitxatges?
Pot proposar la correcció, però és recomanable que la validi una altra persona designada per l'empresa perquè el registre sigui fiable.
Cal avisar el treballador si l'empresa corregeix el seu fitxatge?
Sí, és el recomanable, i sobretot si el canvi afecta hores extra, hores complementàries o el resum mensual que rep amb la nòmina.
Què faig si el terminal ha registrat malament tota la plantilla?
Documentar la incidència, ajustar l'aparell i aplicar una correcció conjunta amb un únic motiu, informant les persones afectades.
Vols implantar o canviar el teu control horari?
Explica’ns el teu cas i busquem l’empresa de control horari que millor encaixa amb la teva, sense cost ni compromís.
Demanar pressupost