Para comunicar el nuevo control horario a la plantilla, lo que funciona es este orden: consultar a los representantes si los hay, fijar unas normas internas claras, informar por escrito de cómo se tratarán los datos y explicar el sistema en persona antes de que arranque, con unas semanas de rodaje.
El fichaje no suele generar rechazo por sí mismo. Lo genera la sensación de que llega para vigilar. Explicar para qué sirve, qué datos recoge y qué no, desactiva casi todas las resistencias.
| Norma | Art. 34.9 ET; art. 13 RGPD; arts. 87-90 LOPDGDD |
|---|---|
| Antes de implantar | Consulta a la representación legal, si existe |
| Información obligatoria | Qué datos se recogen, para qué, cuánto tiempo y derechos |
| Rodaje recomendado | 2-4 semanas con acompañamiento |
El orden que evita conflictos
- Consulta previa: si no hay convenio ni acuerdo que regule el registro, la empresa decide tras consultar a los representantes legales (art. 34.9 ET).
- Normas internas por escrito: cuándo se ficha, cómo se registran pausas y desplazamientos, qué hacer si se olvida o se equivoca uno.
- Información de datos personales: qué se recoge, con qué finalidad, cuánto se conserva y cómo ejercer los derechos. Si hay dispositivos digitales o geolocalización, la LOPDGDD exige informar de forma expresa, clara e inequívoca.
- Comunicado y sesión breve: por escrito y en persona, con tiempo para preguntas.
- Rodaje: unas semanas en las que los errores se corrigen sin consecuencias y se ajusta lo que no funcione.
Qué hay que contar (y qué conviene aclarar)
| Tema | Qué explicar |
|---|---|
| Por qué | Es una obligación legal desde 2019 y protege a las dos partes, también para cobrar las horas extra |
| Cómo se ficha | Terminal, móvil o web; entrada, salida y, si aplica, pausas |
| Qué datos | Horas de entrada y salida; si hay ubicación, solo en el momento de fichar |
| Quién los ve | La propia persona, su responsable, RR. HH. y, cuando lo piden, representantes e Inspección |
| Errores y olvidos | A quién avisar y cómo se corrigen |
| Conservación | Cuatro años, como exige la ley |
Si el sistema usa el móvil, aclara qué pasa con quien no quiera instalar nada en su teléfono personal: ofrecer una alternativa, como fichar desde el navegador del móvil o un terminal en el centro, evita la primera objeción.
Modelo de comunicado
Adáptalo a tu caso: lo importante es que cada frase responda a una duda real.
Ejemplo: una agencia de viajes con parte de la plantilla en remoto
Una agencia de viajes con 14 personas, tres de ellas teletrabajando dos días por semana, pasa de una hoja firmada a fichaje por web. No tiene representantes.
- Semana 1: la gerencia redacta las normas: fichar al empezar y al terminar, y la pausa de 14:00 a 15:00; en teletrabajo, fichar al conectarse y al desconectarse.
- Semana 2: envía el comunicado y la cláusula de datos; hace una sesión de 20 minutos. Surge la duda de si se registra la ubicación: se aclara que no.
- Semanas 3-5: rodaje. Se corrigen olvidos sin reproches y se descubre que la pausa se ficha mal desde casa; se simplifica.
La información sobre datos personales
El fichaje trata datos personales y por eso la plantilla tiene que recibir la información del artículo 13 del RGPD: responsable, finalidad, base legal (el cumplimiento de la obligación del artículo 34.9), conservación y derechos. Si hay geolocalización o biometría, las exigencias suben; lo detallamos en la página de control horario y protección de datos. Y si todavía estás decidiendo cómo montar el sistema, la guía de cómo hacer el control horario resume las opciones.
Si vas a implantar el fichaje y quieres llegar al primer día con normas, comunicado y sistema listos, cuéntanos cuántas personas sois y te buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la vuestra, sin coste ni compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Hay que avisar a la plantilla antes de implantar el fichaje?
Sí. Además de la consulta a los representantes cuando proceda, hay que informar de cómo se tratarán los datos personales antes de empezar a recogerlos.
¿Puede un trabajador negarse a usar su móvil personal para fichar?
Es habitual ofrecer una alternativa, como un terminal en el centro o fichar desde un navegador, para no depender del teléfono personal.
¿Cuánto debe durar el periodo de rodaje?
No hay plazo legal. Dos a cuatro semanas suele bastar para corregir errores y ajustar el sistema antes de aplicarlo con normalidad.
¿Qué pasa si la plantilla no quiere fichar?
El registro es una obligación legal de la empresa. Conviene explicarlo bien y, si hay negativas individuales, actuar según el convenio.
¿Quieres implantar o cambiar tu control horario?
Cuéntanos tu caso y buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la tuya, sin coste ni compromiso.
Solicitar presupuesto