Per comunicar el nou control horari a la plantilla, el que funciona és aquest ordre: consultar els representants si n'hi ha, fixar unes normes internes clares, informar per escrit de com es tractaran les dades i explicar el sistema en persona abans que arrenqui, amb unes setmanes de rodatge.
El fitxatge no sol generar rebuig per si mateix. El genera la sensació que arriba per vigilar. Explicar per a què serveix, quines dades recull i quines no, desactiva gairebé totes les resistències.
| Norma | Art. 34.9 ET; art. 13 RGPD; arts. 87-90 LOPDGDD |
|---|---|
| Abans d'implantar | Consulta a la representació legal, si existeix |
| Informació obligatòria | Quines dades es recullen, per a què, quant de temps i drets |
| Rodatge recomanat | 2-4 setmanes amb acompanyament |
L'ordre que evita conflictes
- Consulta prèvia: si no hi ha conveni ni acord que reguli el registre, l'empresa decideix després de consultar els representants legals (art. 34.9 ET).
- Normes internes per escrit: quan es fitxa, com es registren pauses i desplaçaments, què fer si se n'oblida o s'equivoca un.
- Informació de dades personals: què es recull, amb quina finalitat, quant de temps es conserva i com exercir els drets. Si hi ha dispositius digitals o geolocalització, la LOPDGDD exigeix informar-ne de manera expressa, clara i inequívoca.
- Comunicat i sessió breu: per escrit i en persona, amb temps per a preguntes.
- Rodatge: unes setmanes en què els errors es corregeixen sense conseqüències i s'ajusta el que no funcioni.
Què cal explicar (i què convé aclarir)
| Tema | Què explicar |
|---|---|
| Per què | És una obligació legal des del 2019 i protegeix totes dues parts, també per cobrar les hores extra |
| Com es fitxa | Terminal, mòbil o web; entrada, sortida i, si escau, pauses |
| Quines dades | Hores d'entrada i de sortida; si hi ha ubicació, només en el moment de fitxar |
| Qui les veu | La mateixa persona, el seu responsable, RH i, quan les demanen, representants i Inspecció |
| Errors i oblits | A qui avisar i com es corregeixen |
| Conservació | Quatre anys, com exigeix la llei |
Si el sistema fa servir el mòbil, aclareix què passa amb qui no vulgui instal·lar res al seu telèfon personal: oferir una alternativa, com fitxar des del navegador del mòbil o un terminal al centre, evita la primera objecció.
Model de comunicat
Adapta'l al teu cas: l'important és que cada frase respongui a un dubte real.
Exemple: una agència de viatges amb part de la plantilla en remot
Una agència de viatges amb 14 persones, tres de les quals teletreballen dos dies per setmana, passa d'un full signat a fitxatge per web. No té representants.
- Setmana 1: la gerència redacta les normes: fitxar en començar i en acabar, i la pausa de 14.00 a 15.00; en teletreball, fitxar en connectar-se i en desconnectar-se.
- Setmana 2: envia el comunicat i la clàusula de dades; fa una sessió de 20 minuts. Sorgeix el dubte de si es registra la ubicació: s'aclareix que no.
- Setmanes 3-5: rodatge. Es corregeixen oblits sense retrets i es descobreix que la pausa es fitxa malament des de casa; se simplifica.
La informació sobre dades personals
El fitxatge tracta dades personals i per això la plantilla ha de rebre la informació de l'article 13 de l'RGPD: responsable, finalitat, base legal (el compliment de l'obligació de l'article 34.9), conservació i drets. Si hi ha geolocalització o biometria, les exigències pugen; ho detallem a la pàgina de control horari i protecció de dades. I si encara estàs decidint com muntar el sistema, la guia de com fer el control horari en resumeix les opcions.
Si has d'implantar el fitxatge i vols arribar al primer dia amb normes, comunicat i sistema a punt, explica'ns quantes persones sou i us busquem l'empresa de control horari que millor encaixa amb la vostra, sense cost ni compromís.
Preguntes freqüents
Cal avisar la plantilla abans d'implantar el fitxatge?
Sí. A més de la consulta als representants quan escaigui, cal informar de com es tractaran les dades personals abans de començar a recollir-les.
Pot un treballador negar-se a fer servir el seu mòbil personal per fitxar?
És habitual oferir una alternativa, com un terminal al centre o fitxar des d'un navegador, per no dependre del telèfon personal.
Quant ha de durar el període de rodatge?
No hi ha termini legal. De dues a quatre setmanes sol ser suficient per corregir errors i ajustar el sistema abans d'aplicar-lo amb normalitat.
Què passa si la plantilla no vol fitxar?
El registre és una obligació legal de l'empresa. Convé explicar-ho bé i, si hi ha negatives individuals, actuar segons el conveni.
Vols implantar o canviar el teu control horari?
Explica’ns el teu cas i busquem l’empresa de control horari que millor encaixa amb la teva, sense cost ni compromís.
Demanar pressupost