Sí. El registro de jornada tiene que estar a disposición de la persona trabajadora (art. 34.9 ET), y como contiene datos personales suyos, puede pedir una copia ejerciendo su derecho de acceso (art. 15 del Reglamento General de Protección de Datos). La empresa tiene, como norma general, un mes para responder.
Además, quien trabaja a tiempo parcial o hace horas extra ya debe recibir cada mes, sin pedirlo, un resumen de sus horas junto con la nómina.
| Consulta del registro | Art. 34.9 ET: a disposición de la persona trabajadora |
|---|---|
| Copia de sus datos | Art. 15 RGPD, derecho de acceso |
| Plazo de respuesta | Un mes, ampliable en casos complejos (art. 12.3 RGPD) |
| Entrega mensual obligatoria | Tiempo parcial y horas extra: resumen con la nómina |
Qué dice la ley sobre el acceso al registro
El artículo 34.9 del Estatuto obliga a la empresa a conservar los registros cuatro años y a mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. «A disposición» significa que el trabajador puede consultarlos cuando lo necesite, no que la empresa tenga que enviarle una copia de oficio cada semana.
Hay dos casos en los que sí hay entrega periódica obligatoria:
- Tiempo parcial: resumen de todas las horas del mes, ordinarias y complementarias, junto con el recibo de salarios (art. 12.4.c ET).
- Horas extraordinarias: copia del resumen del periodo en el recibo correspondiente (art. 35.5 ET).
La copia como derecho de acceso a datos personales
Las horas de entrada y salida de una persona son datos personales suyos. Por eso, además del Estatuto, se aplica el derecho de acceso del RGPD: el trabajador puede pedir una copia de sus datos, y la empresa debe contestar sin dilación y, como máximo, en un mes. Ese plazo puede ampliarse otros dos meses si la solicitud es compleja, avisando dentro del primer mes.
Cómo tratar estos datos en el día a día, desde la cláusula informativa a los plazos, lo explicamos en la página de control horario y protección de datos.
Ejemplo: una solicitud de copia de fichajes
Lucía trabaja a jornada completa en una asesoría. El 3 de marzo pide por correo electrónico una copia de sus fichajes de octubre a febrero porque cree que le faltan horas por compensar.
| Fecha | Qué hace la empresa |
|---|---|
| 3 de marzo | Registra la solicitud y confirma que la ha recibido |
| 10 de marzo | Exporta solo los fichajes de Lucía, con entradas, salidas, pausas y correcciones |
| 12 de marzo | Le entrega el fichero y le indica a quién dirigirse si ve algún error |
| Plazo máximo | 3 de abril (un mes) |
Si Lucía detecta horas sin compensar, lo razonable es revisarlas juntas con el registro delante antes de que se conviertan en una reclamación.
Cómo entregar la copia sin complicarse
- Canal claro: un correo o formulario interno para pedir el registro, conocido por toda la plantilla.
- Solo sus datos: exportación filtrada por persona y periodo.
- Formato legible: PDF u hoja de cálculo con fecha, entrada, salida, pausas y total diario.
- Incluir correcciones: si un fichaje se modificó, que se vea el cambio y su motivo.
- Dejar constancia de la fecha de la solicitud y de la entrega.
Un sistema en el que cada persona pueda consultar sus propios fichajes hace que casi nadie tenga que pedirlos. Qué debe contener cada registro diario lo resumimos en la guía del registro de jornada laboral.
¿Y si la empresa no entrega la copia?
El trabajador puede reiterar la solicitud por escrito, acudir a su representación legal o presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. Si lo que discute son horas no pagadas, también puede pedir en un eventual juicio que la empresa aporte el registro. Negarse a enseñarlo casi nunca sale a cuenta.
Si quieres que cada persona de tu plantilla pueda consultar sus fichajes sin tener que pedirlos, cuéntanos cómo trabajáis y te buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la vuestra, sin coste ni compromiso.
Preguntas frecuentes
¿La empresa está obligada a darme una copia de mis fichajes?
Sí, si la pides. El registro debe estar a tu disposición (art. 34.9 ET) y, como contiene datos personales tuyos, puedes pedir copia con el derecho de acceso del RGPD.
¿En qué plazo tienen que dármela?
Como norma general, en un mes desde la solicitud. Solo puede ampliarse otros dos meses en casos complejos, y deben avisarte dentro del primer mes.
¿Puedo ver los fichajes de mis compañeros?
No. Cada persona accede a sus propios datos. La representación legal de la plantilla tiene un acceso distinto, regulado por el Estatuto.
¿Tienen que darme el registro cada mes sin pedirlo?
Solo si trabajas a tiempo parcial o haces horas extra: en esos casos recibes con la nómina un resumen mensual de tus horas.
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