Registro de jornada con varios centros de trabajo: dónde se ficha y dónde se guarda

Con varios centros de trabajo, el registro de jornada sigue siendo uno por persona y día, pero tiene que estar disponible en cada centro: la guía del Ministerio de Trabajo entiende que los registros deben permanecer físicamente en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata. Cada persona ficha donde empieza y acaba de trabajar.

Tiendas, clínicas, obradores con punto de venta o delegaciones comerciales: en cuanto una pyme abre un segundo local, aparecen dudas que con uno solo no existían. Quién ficha dónde, qué pasa con quien cubre dos centros el mismo día y qué pedirá la Inspección si se presenta en el local pequeño.

Dónde tiene que estar el registro si tienes varios centros

El artículo 34.9 del Estatuto dice que los registros permanecerán cuatro años a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. La guía del Ministerio de 2019 lo concreta: deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata, para evitar que se fabriquen o se retoquen después.

En la práctica, eso descarta tener todas las hojas en la oficina central si un inspector puede presentarse en la tienda del otro barrio y nadie allí es capaz de enseñarle el registro de esa semana. Con papel, cada centro guarda sus hojas. Con un sistema digital, basta con que el responsable del centro pueda consultarlo en el momento.

Dónde ficha cada persona

La regla práctica es sencilla: se ficha donde empieza y donde acaba el trabajo. Quien siempre trabaja en el mismo local ficha allí. Lo que cambia con varios centros es que conviene que el registro diga en qué centro se ha fichado, por dos motivos:

• El convenio puede no ser el mismo: muchos convenios son provinciales, y dos centros en provincias distintas pueden tener jornada anual, festivos locales o pausas diferentes.
• La representación legal suele ser por centro: la consulta previa sobre el sistema de registro y el acceso a los datos se hacen con los representantes que correspondan a cada plantilla.

Al elegir un sistema de control horario para varias sedes, lo importante es que identifique a cada persona, el centro y la hora, y que todos los centros vuelquen en el mismo sitio.

Quien trabaja en dos centros el mismo día

Encargados que supervisan varias tiendas, personal de refuerzo o técnicos que pasan por dos sedes: el trayecto entre un centro y otro dentro de la jornada se considera, con carácter general, tiempo de trabajo, porque la persona ya ha empezado a trabajar y se mueve por encargo de la empresa. Distinto es el camino de casa al primer centro, que normalmente no lo es para quien tiene un centro habitual.

Para el registro hay dos formas razonables de hacerlo:

1. Un solo inicio y un solo fin: ficha la entrada en el primer centro y la salida en el último. Es suficiente para cumplir el artículo 34.9.
2. Marcas en cada centro: además, deja constancia de la llegada y salida de cada sede. No lo exige la ley, pero ayuda a imputar horas por centro y a justificar los desplazamientos si alguien los discute.

Lo que no funciona es que el trayecto quede en un limbo: si la salida del primer centro y la entrada del segundo se registran como fin e inicio de jornada, parece que la persona no trabajó mientras conducía.

Ejemplo: tres tiendas y una encargada que rota

Una cadena de tres tiendas de óptica tiene una encargada, Lucía, que el jueves abre la tienda A y cierra la C.

Resultado: 8 horas de trabajo (de 9:30 a 18:30 menos la hora de comida), con los 20 minutos de trayecto dentro. Si un inspector visita la tienda C al día siguiente, el responsable puede enseñarle el registro de Lucía aunque su jornada empezara en otro local.

Cómo organizarlo sin duplicar trabajo

• Un único sistema para todos los centros: hojas de papel distintas en cada local acaban con criterios distintos y cierres de mes imposibles.
• Un responsable por centro que sepa enseñar el registro y corregir olvidos, y uno general que haga el cierre mensual.
• El centro en cada fichaje, sobre todo si hay convenios distintos o personal que rota.
• Preparar la visita: qué documentos pide un inspector en un centro concreto lo repasamos en qué pide la Inspección en el control horario.

Si tienes varios locales y quieres un registro único que funcione en todos, cuéntanos cuántas personas sois y cómo trabajáis y te buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la vuestra, sin coste ni compromiso.