Para medir el absentismo con el registro horario, la fórmula básica es: horas de ausencia ÷ horas de trabajo previstas × 100, en el mismo periodo. El registro diario aporta las horas reales; el calendario, las previstas. La clave está en decidir qué ausencias cuentan y separarlas por tipo, porque no es lo mismo una baja médica que una falta sin justificar.
Medirlo bien sirve para organizar mejor los turnos y detectar problemas, no para señalar a nadie: la mayoría de las ausencias son legítimas.
| Índice general | Horas ausentes ÷ horas previstas × 100 |
|---|---|
| Fuente de datos | Registro de jornada + calendario laboral |
| No son absentismo | Vacaciones, festivos y permisos retribuidos disfrutados |
| Datos de salud | Solo el tipo de ausencia, nunca el diagnóstico |
Qué indicadores sacar del registro
| Indicador | Cómo se calcula | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Índice de absentismo total | Horas ausentes ÷ horas previstas × 100 | Visión general del periodo |
| Absentismo por incapacidad temporal | Horas de baja ÷ horas previstas × 100 | Ver el peso de las bajas en la planificación |
| Ausencias no justificadas | Horas no justificadas ÷ horas previstas × 100 | El indicador que sí puede requerir actuación |
| Frecuencia | Nº de episodios de ausencia en el periodo | Distinguir muchas ausencias cortas de una larga |
| Impuntualidad acumulada | Minutos de retraso sobre la hora de entrada prevista | Detectar problemas de horario o transporte |
Qué ausencias no deben contar
Ni las vacaciones, ni los festivos, ni los días de cierre forman parte del tiempo previsto, así que no se cuentan en ningún lado de la fórmula. Los permisos retribuidos que reconoce la ley o el convenio (matrimonio, fallecimiento de familiares, mudanza, deberes públicos…) son un derecho: si se incluyen en un indicador, que sea en uno separado y nunca mezclados con las ausencias no justificadas.
Ejemplo: un almacén de 20 personas en un mes
Un almacén con 20 personas a jornada completa tiene en octubre 22 días laborables de 8 horas: 20 × 22 × 8 = 3.520 horas previstas. El registro muestra:
- Incapacidad temporal: 2 personas, 10 días cada una → 160 horas.
- Permisos retribuidos: 3 días en total → 24 horas (indicador aparte).
- Ausencias no justificadas: 2 días → 16 horas.
- Retrasos: 6 horas acumuladas en el mes.
Resultado: absentismo total sin permisos = (160 + 16 + 6) ÷ 3.520 × 100 = 5,2 %. Por incapacidad temporal, 4,5 %. No justificado, incluidos los retrasos, 0,6 %. La lectura es clara: el problema del mes no es la plantilla faltando, sino dos bajas largas que hay que cubrir.
Qué necesita el registro para que el cálculo sirva
- Horario previsto por persona: sin él no hay contra qué comparar.
- Tipos de ausencia codificados: vacaciones, incapacidad temporal, permiso, no justificada.
- Fichajes completos: un olvido de fichar no es una ausencia y no debe contarse como tal.
- Varios centros o turnos: poder filtrar por cada uno.
Un software de control horario para empresas con estos informes ahorra el trabajo de cruzar hojas a mano cada mes. Cómo debe quedar el registro de cada persona lo tienes en la guía de registro horario de trabajadores.
Cómo usar el dato sin crear mal ambiente
El índice de absentismo es útil cuando se mira por equipos y en tendencia, mes a mes, y cuando se cruza con la planificación: si un turno concreto acumula retrasos, quizá el problema sea el horario de inicio o el transporte, no las personas. Publicar rankings individuales o comentar bajas en público suele empeorar el clima y no reduce las ausencias.
Las ausencias no justificadas sí merecen una conversación individual, primero para entender qué pasa y, si se repiten, para aplicar lo que prevea el convenio. Una revisión trimestral con los responsables de cada equipo, con los datos agregados delante, suele bastar para detectar lo que hay que cambiar.
Cuidado con los datos de salud
El motivo de una baja es un dato de salud, una categoría especialmente protegida. Para medir absentismo basta con saber que la ausencia es por incapacidad temporal, no por qué. El registro de jornada no debería guardar diagnósticos ni comentarios médicos, y los informes de absentismo que se compartan con mandos deben ir agregados siempre que sea posible.
Si quieres sacar los indicadores de absentismo directamente de los fichajes, sin hojas de cálculo, cuéntanos cuántas personas sois y te buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la vuestra, sin coste ni compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el índice de absentismo?
Divide las horas de ausencia entre las horas de trabajo previstas del mismo periodo y multiplica por 100. Separa las ausencias por tipo para interpretarlo bien.
¿Las bajas médicas cuentan como absentismo?
Suelen incluirse en el índice total, pero conviene medirlas aparte de las ausencias no justificadas, porque su gestión es muy distinta.
¿Las vacaciones cuentan como absentismo?
No. Las vacaciones y los festivos no forman parte del tiempo previsto de trabajo, así que quedan fuera del cálculo.
¿Se puede despedir por absentismo aunque las faltas estén justificadas?
No por la vía del antiguo art. 52.d ET, que está derogado desde 2020. Las faltas injustificadas y repetidas se tratan por el régimen disciplinario.
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