Sí: a fecha de septiembre de 2026, el registro de jornada en papel es legal. El artículo 34.9 ET no impone ningún soporte; exige que cada día conste la hora real de inicio y fin, que el registro sea fiable y que se conserve cuatro años. El papel falla cuando se rellena después, con horas teóricas o sin rastro de las correcciones.
Esto podría cambiar si se aprueba el real decreto del registro horario digital, que sigue en tramitación. Mientras tanto, lo que conviene es saber qué convierte una hoja en un registro que aguanta y qué la convierte en un papel sin valor.
| ¿Legal hoy? | Sí (art. 34.9 ET) |
|---|---|
| Requisito clave | Anotación diaria de la hora real |
| Conservación | 4 años |
| En tramitación | Registro digital obligatorio, sin aprobar |
Qué necesita un registro en papel para ser fiable
- Anotación en el momento: la hora se escribe al entrar y al salir, no al final de la semana.
- Horas reales: si todos los días pone 9:00 y 18:00, nadie creerá que es real.
- Identificación: nombre, fecha y firma de la persona en cada línea o, como mínimo, en cada hoja.
- Correcciones visibles: tachar con una línea y anotar al lado, con la firma de quien corrige.
- Archivo: ordenado por persona y mes durante cuatro años, accesible cuando lo pidan.
Los riesgos del papel
| Riesgo | Qué pasa | Cómo reducirlo |
|---|---|---|
| Relleno a posteriori | Horas idénticas, misma tinta, sin credibilidad | Hoja visible en el puesto y firma diaria |
| Pérdida o deterioro | Meses sin registro que acreditar | Archivo mensual y copia escaneada |
| Correcciones confusas | Imposible saber quién cambió qué | Tachón visible y firma de quien corrige |
| Cálculo manual | Errores en horas extra y resúmenes | Revisión mensual con calculadora |
Ejemplo: dos hojas del mismo mes
En un estudio de arquitectura con cuatro personas, Clara rellena su hoja cada día: 8:52, 9:05, 8:47… con alguna salida a las 19:30 los días de entrega. Su compañero Alberto la rellena el último viernes del mes: 9:00 y 18:00 los veinte días, con el mismo bolígrafo.
Las dos hojas son «papel», pero solo una es un registro. Si Alberto reclamara horas de los días de entrega, la hoja de su empresa diría que salió a las 18:00, y ninguno de los dos podría demostrarlo con ella.
Cómo conservar el registro en papel
Cuatro años de hojas son muchas hojas. Lo práctico es cerrar cada mes con una revisión rápida (huecos, correcciones, horas extra), grapar o encuadernar por persona y guardar el mes en una carpeta con la fecha. Escanear las hojas cerradas protege frente a pérdidas y facilita entregar copias cuando las pide un trabajador o la Inspección. El original sigue siendo la referencia; la copia es la red de seguridad.
Qué puede cambiar
El Gobierno tramita un real decreto que obligaría a llevar el registro en formato digital, inalterable y consultable a distancia por la Inspección. A septiembre de 2026 no está aprobado ni publicado en el BOE y no hay fecha de entrada en vigor. Si sale adelante tal como aparece en los borradores, el papel dejaría de ser válido tras el periodo de adaptación que fije el texto.
Cuándo merece la pena dejarlo
- Cuando hay horas extra frecuentes o personal a tiempo parcial con resumen mensual.
- Cuando parte del equipo empieza o acaba fuera del centro.
- Cuando cerrar el mes lleva horas de sumar a mano.
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Preguntas frecuentes
¿Es legal llevar el registro de jornada en papel?
Sí, a fecha de septiembre de 2026. El art. 34.9 ET no impone soporte. Lo que exige es un registro diario, fiable y conservado cuatro años.
¿Qué hace que un registro en papel no sea válido?
Sobre todo rellenarlo a posteriori, con horas idénticas o teóricas, sin firmas ni fechas, o con correcciones que no dejan claro quién cambió qué.
¿Dejará de ser válido el papel?
Si se aprueba el real decreto de registro horario digital tal como aparece en los borradores, sí. A septiembre de 2026 no está aprobado ni publicado en el BOE.
¿Cómo se guarda el registro en papel durante cuatro años?
Archivado por trabajador y mes, en un lugar accesible para la Inspección y para los propios trabajadores, y protegido frente a pérdidas.
¿Es mejor papel o Excel?
Los dos pueden ser válidos y tienen el mismo problema: dependen de que alguien lo rellene cada día sin manipularlo. Un Excel editable sin rastro de cambios no es más fiable que el papel.
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