Para rellenar bien una hoja de registro de jornada hay que anotar cada día, en el momento, la hora real de entrada y de salida, las pausas que no son trabajo, las horas extra y las ausencias con su motivo, y firmar. Al cerrar la semana o el mes, un responsable revisa y suma. Es lo que convierte una plantilla en un registro fiable según el art. 34.9 ET.
La plantilla la tienes resuelta; lo que suele fallar es cómo se rellena. Aquí va una semana completa, línea a línea, con los casos que más dudas generan.
| Cuándo | Cada día, al entrar y al salir |
|---|---|
| Mínimo legal | Hora de inicio y de fin |
| Recomendable | Pausas, extra, ausencias y firma |
| Conservación | 4 años |
Las columnas de la hoja
| Columna | Qué se anota | ¿Obligatoria? |
|---|---|---|
| Fecha | Día al que corresponde la línea | Sí |
| Entrada | Hora real de inicio | Sí |
| Pausa | Salida y vuelta si no es trabajo efectivo | Recomendable |
| Salida | Hora real de fin | Sí |
| Horas extra | Tiempo por encima de la jornada | Sí, si las hay (art. 35.5 ET) |
| Observaciones | Ausencias, correcciones, motivos | Recomendable |
| Firma | Del trabajador, cada día | Recomendable |
Si aún no tienes un modelo, puedes partir de nuestra plantilla de registro de jornada gratis.
Ejemplo: una semana rellenada
Nerea es auxiliar administrativa en una empresa de reformas, con jornada de 8:00 a 17:00 y una hora para comer. Esta es su hoja de la semana:
| Día | Entrada | Pausa | Salida | Extra | Observaciones |
|---|---|---|---|---|---|
| Lunes | 7:58 | 13:30-14:30 | 17:02 | — | |
| Martes | 8:05 | 13:30-14:30 | 17:00 | — | |
| Miércoles | 8:00 | 14:00-15:00 | 17:05 | — | Pausa retrasada por visita de obra |
| Jueves | — | — | — | — | Vacaciones |
| Viernes | 8:00 | 13:30-14:30 | 18:30 | 1 h 30 | Cierre de presupuestos; se compensa con descanso |
Cinco minutos arriba o abajo son normales y se anotan tal cual: una hoja con minutos variados es mucho más creíble que una con horas redondas. El jueves no está vacío: dice por qué no hay horas. Y el viernes separa la hora y media extra y deja escrito cómo se va a compensar.
Los totales de la semana
| Concepto | Horas |
|---|---|
| Lunes, martes, miércoles y viernes (ordinarias) | 32 h 04 min |
| Horas extra (viernes) | 1 h 30 min |
| Vacaciones (jueves) | 1 día |
Los pocos minutos de diferencia de lunes a miércoles no se convierten en horas extra: lo razonable es tener una política escrita sobre cómo se tratan esos márgenes (por ejemplo, que se compensen dentro de la semana) y aplicarla igual a todos. Lo que sí se separa siempre es la hora y media del viernes, porque tiene consecuencias propias: resumen en la nómina y, en este caso, fecha de compensación.
Cómo anotar los casos especiales
- Olvido: si se escribe al día siguiente, se indica la fecha de la anotación y firma también el responsable.
- Salida por un asunto personal: se anota la salida y la vuelta como una pausa más.
- Trabajo fuera del centro: se anota la hora real y en observaciones dónde se trabajó.
- Error: una línea sobre el dato equivocado, el correcto al lado y las dos firmas. Nunca típex.
El cierre de la semana
- Revisar que no falta ninguna línea ni ninguna firma.
- Sumar las horas ordinarias y, aparte, las extra.
- Comprobar el descanso de 12 horas entre días, sobre todo tras salidas tardías.
- Firma y fecha del responsable que revisa.
Fallos más frecuentes
- Rellenar la semana entera el viernes.
- Copiar el horario teórico en lugar de la hora real.
- Dejar en blanco los días de ausencia.
- Sumar las horas extra dentro del total ordinario.
Si rellenar y sumar hojas se ha convertido en una tarea semanal para alguien de tu equipo, cuéntanos cuántas personas sois y cómo trabajáis y te buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la vuestra, sin coste ni compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Qué columnas debe tener una hoja de registro de jornada?
Como mínimo fecha, hora de entrada y hora de salida. Es recomendable añadir pausas, horas extra, ausencias, observaciones y firma.
¿Cada cuánto hay que rellenarla?
Cada día, en el momento de entrar y de salir. Rellenarla al final de la semana o del mes le quita casi todo su valor.
¿Cómo se anota un día de vacaciones o de baja?
Con una línea que indique el motivo de la ausencia, sin horas. Así el día no parece un hueco del registro.
¿Cómo se corrige un error en la hoja?
Tachando con una línea para que se lea el dato original, escribiendo el correcto al lado y firmando quien corrige y el trabajador.
¿Quién debe guardar la hoja?
La empresa, durante cuatro años, a disposición del trabajador, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
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