ONG: ¿tienen que fichar los voluntarios? Qué registro lleva cada uno

No: los voluntarios no fichan, porque el voluntariado no es una relación laboral (Ley 45/2015 de Voluntariado, art. 3). Quien sí tiene que registrar su jornada es el personal contratado de la ONG, igual que en cualquier empresa (art. 34.9 ET). Mezclar a los dos en la misma hoja es el error más habitual y puede salir caro.

Una asociación pequeña funciona a menudo con un par de personas contratadas y decenas de voluntarios que comparten actividades, espacios y grupos de mensajería. Separar bien quién es quién no es burocracia: es lo que evita que un voluntariado se confunda con un empleo sin contrato.

Por qué los voluntarios no fichan

La Ley 45/2015 define el voluntariado como una actividad solidaria, libre y sin contraprestación económica, sin perjuicio del reembolso de los gastos, que se hace a través de una entidad y dentro de un programa. Y excluye expresamente lo que se hace en virtud de una relación laboral o con contraprestación (art. 3.3). El Estatuto de los Trabajadores tampoco se aplica a los trabajos hechos a título de amistad, benevolencia o buena vecindad (art. 1.3). Sin relación laboral, no hay registro de jornada.

Eso no significa que la entidad no deba llevar nada. La ley pide un acuerdo de incorporación con cada voluntario, que describa sus funciones, actividades y el tiempo de dedicación que se compromete a hacer, y un registro de altas y bajas. Muchas entidades anotan además la participación en cada actividad para su memoria. Todo eso es gestión del voluntariado, no control horario.

El personal contratado sí ficha

Coordinadoras, educadores, técnicos de proyecto o personal de administración con contrato laboral tienen exactamente las mismas obligaciones de registro que en una empresa: hora de inicio y fin cada día, conservación durante cuatro años y resumen mensual si trabajan a tiempo parcial. Ser una entidad sin ánimo de lucro no cambia nada. En la guía de control horario para pymes tienes cómo montarlo sin complicarse cuando la plantilla es pequeña.

Ejemplo: una actividad de sábado

Una asociación de ocio educativo tiene una coordinadora a jornada completa, dos educadores a tiempo parcial y veinticinco voluntarios. El sábado organiza una salida de 10:00 a 14:00.

Si la entidad pasara la misma hoja de firmas a todos, con horas de entrada y salida, estaría tratando a los voluntarios como plantilla. Mejor dos registros distintos: el de jornada para Luis y el de participación para el voluntariado.

Horas imputadas a subvenciones

Muchas convocatorias piden justificar las horas que el personal contratado dedica a cada proyecto subvencionado. Esas hojas de imputación son útiles, pero no sustituyen al registro de jornada: una recoge a qué proyecto se dedicó el tiempo y el otro, cuándo empezó y acabó la jornada. Lo ideal es que salgan del mismo dato, para que cuadren si alguien los compara.

Cuándo un voluntariado deja de serlo

• Tiene un horario fijo impuesto y cubre un puesto que antes ocupaba una persona contratada.
• Recibe cantidades fijas cada mes que no corresponden a gastos reales.
• Trabaja bajo instrucciones como cualquier empleado, sin programa de voluntariado detrás.

En esos casos el riesgo no es no haberle hecho fichar, sino que la relación se considere laboral, con todo lo que implica. Si tienes dudas con un caso concreto, consúltalo con tu asesoría laboral. Y para repasar qué exige la ley a la parte contratada, tienes la página sobre la obligación de control horario.

Si tu entidad quiere ordenar el registro de su plantilla sin mezclarlo con el voluntariado, cuéntanos cómo os organizáis y te buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la vuestra, sin coste ni compromiso.