No son lo mismo. El control de presencia dice quién está en las instalaciones; el control horario o registro de jornada, cuándo empieza y acaba de trabajar cada persona, que es lo que exige el artículo 34.9 del Estatuto. Un torno o un control de acceso solo cumple la ley si esas marcas coinciden con la jornada real.
La confusión es habitual porque las palabras se usan como sinónimos y porque muchos sistemas hacen las tres cosas a la vez. Estas son las preguntas que más se repiten cuando una empresa ya tiene tornos o tarjetas de acceso y se pregunta si con eso basta.
| Control de acceso | Quién entra y sale de un edificio o zona (seguridad) |
|---|---|
| Control de presencia | Quién está dentro en cada momento o qué días ha venido |
| Registro de jornada | Hora de inicio y fin del trabajo de cada persona, cada día (art. 34.9 ET) |
| Obligatorio | Solo el registro de jornada |
¿Qué diferencia hay entre control de acceso, control de presencia y registro de jornada?
Son tres preguntas distintas. El control de acceso responde a quién puede entrar y quién ha entrado, y sirve a la seguridad: incluye plantilla, visitas y contratas. El control de presencia responde a quién está dentro o qué días ha acudido cada persona, útil para evacuaciones o para ver ausencias. El registro de jornada responde a cuánto ha trabajado cada persona de tu plantilla cada día.
| Acceso | Presencia | Registro de jornada | |
|---|---|---|---|
| Qué registra | Paso por una puerta o torno | Estar dentro o haber venido | Inicio y fin del trabajo |
| A quién | Plantilla, visitas, contratas | Normalmente la plantilla | Solo tu plantilla |
| Para qué | Seguridad | Organización y ausencias | Cumplir el art. 34.9 ET y probar la jornada |
| ¿Obligatorio? | No con carácter general | No | Sí |
¿Cuál de los tres es obligatorio?
Solo el registro de jornada. Desde el 12 de mayo de 2019, toda empresa con personas asalariadas tiene que registrar cada día la hora de inicio y fin de la jornada de cada una y conservarlo cuatro años. Cómo se hace lo decide la empresa, y en la página sobre qué es el control horario tienes las opciones. Tener un control de acceso no exime de ese registro, aunque puede ser la base para llevarlo.
¿Sirve un torno o una tarjeta de acceso como registro de jornada?
Puede servir si cumple cuatro condiciones:
- Identifica a cada persona, no solo que alguien ha pasado.
- Guarda la hora exacta de entrada y salida de cada día.
- Los datos son fiables y no se pueden alterar después sin rastro, y se conservan cuatro años consultables. La guía del Ministerio de Trabajo pide información «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori».
- Pasar por el torno coincide con empezar y acabar de trabajar. Esta es la que más falla.
Si se cumplen las cuatro, el torno hace de terminal de fichaje. Si no, hace falta algo más: un terminal de control horario en el puesto, un fichaje desde el móvil o una regla clara que convierta las marcas de acceso en jornada.
¿Qué pasa si se entra antes de empezar a trabajar?
Es el caso típico de una fábrica. Andrés pasa el torno a las 5:42, se cambia en el vestuario y empieza en la línea a las 6:00. Sale de la línea a las 14:00, se ducha y pasa el torno de salida a las 14:20.
- Según el torno: 8 horas y 38 minutos dentro.
- Según su turno: 8 horas de 6:00 a 14:00.
¿Cuál es la jornada? Depende de si el tiempo de vestuario es trabajo, que lo decide el convenio o el contrato, y de lo que la empresa haya establecido para su registro. Si el registro se basa solo en el torno, esos 38 minutos parecerán trabajo y pueden acabar reclamados como horas extra. Si la empresa decide que la jornada empieza al llegar a la línea, lo más seguro es fichar allí, no inferirlo del torno. Sea cual sea el criterio, tiene que estar escrito, comunicado y ser el mismo para todos.
¿Y las salidas a mitad de jornada?
Un torno registra que alguien sale a comer o a fumar, pero no distingue una pausa de un recado de trabajo en otra nave. Si esas salidas no se identifican, el cálculo de la jornada sale mal en los dos sentidos. Por eso, cuando hay pausas que no son tiempo de trabajo o desplazamientos por trabajo, conviene que el sistema permita marcarlas como tales.
¿Qué datos se pueden tratar?
Cualquier sistema de acceso, presencia o fichaje trata datos personales de la plantilla, y hay que informar antes de ponerlo en marcha. La biometría (huella o reconocimiento facial) y la geolocalización tienen límites adicionales: la AEPD publicó en noviembre de 2023 una guía muy restrictiva sobre biometría para el control de presencia. Si tu control de acceso usa huella, revísalo antes de convertirlo en registro de jornada.
Si ya tienes tornos o tarjetas y no sabes si te sirven como registro, cuéntanos cuántas personas sois y cómo trabajáis y te buscamos la empresa de control horario que mejor encaja con la vuestra, sin coste ni compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Un torno de entrada sirve como registro de jornada?
Puede servir si identifica a cada persona, guarda la hora exacta, se conserva cuatro años sin poder alterarse y la entrada y salida por el torno coinciden con el inicio y el fin real del trabajo.
¿Es obligatorio el control de presencia?
No como tal. Lo obligatorio es el registro diario de jornada del artículo 34.9. El control de presencia es una herramienta que puede ayudar a cumplirlo, o no.
¿Hay que registrar a las visitas?
No en el registro de jornada, que solo incluye a tu plantilla. Las visitas pueden pasar por un control de acceso, que tiene sus propias reglas de protección de datos.
¿Qué pasa si el torno registra la entrada pero el trabajo empieza más tarde?
Hay que decidir y comunicar qué hora cuenta, y lo más seguro es que el registro refleje el inicio real del trabajo, por ejemplo con un fichaje en el puesto.
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