No són el mateix. El control de presència diu qui és a les instal·lacions; el control horari o registre de jornada, quan comença i acaba de treballar cada persona, que és el que exigeix l'article 34.9 de l'Estatut. Un torn o un control d'accés només compleix la llei si aquestes marques coincideixen amb la jornada real.
La confusió és habitual perquè les paraules es fan servir com a sinònims i perquè molts sistemes fan les tres coses alhora. Aquestes són les preguntes que més es repeteixen quan una empresa ja té torns o targetes d'accés i es pregunta si n'hi ha prou.
| Control d'accés | Qui entra i surt d'un edifici o zona (seguretat) |
|---|---|
| Control de presència | Qui és a dins en cada moment o quins dies ha vingut |
| Registre de jornada | Hora d'inici i de final de la feina de cada persona, cada dia (art. 34.9 ET) |
| Obligatori | Només el registre de jornada |
Quina diferència hi ha entre control d'accés, control de presència i registre de jornada?
Són tres preguntes diferents. El control d'accés respon a qui pot entrar i qui ha entrat, i serveix a la seguretat: inclou plantilla, visites i contractes. El control de presència respon a qui és a dins o quins dies ha vingut cada persona, útil per a evacuacions o per veure absències. El registre de jornada respon a quant ha treballat cada persona de la teva plantilla cada dia.
| Accés | Presència | Registre de jornada | |
|---|---|---|---|
| Què registra | Pas per una porta o torn | Ser a dins o haver vingut | Inici i final de la feina |
| A qui | Plantilla, visites, contractes | Normalment la plantilla | Només la teva plantilla |
| Per a què | Seguretat | Organització i absències | Complir l'art. 34.9 ET i provar la jornada |
| És obligatori? | No amb caràcter general | No | Sí |
Quin dels tres és obligatori?
Només el registre de jornada. Des del 12 de maig de 2019, tota empresa amb persones assalariades ha de registrar cada dia l'hora d'inici i de final de la jornada de cadascuna i conservar-lo quatre anys. Com es fa ho decideix l'empresa, i a la pàgina sobre què és el control horari en tens les opcions. Tenir un control d'accés no eximeix d'aquest registre, tot i que pot ser la base per portar-lo.
Serveix un torn o una targeta d'accés com a registre de jornada?
Pot servir si compleix quatre condicions:
- Identifica cada persona, no només que algú hi ha passat.
- Guarda l'hora exacta d'entrada i de sortida de cada dia.
- Les dades són fiables i no es poden alterar després sense rastre, i es conserven quatre anys consultables. La guia del Ministeri de Treball demana informació «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori».
- Passar pel torn coincideix amb començar i acabar de treballar. Aquesta és la que més falla.
Si es compleixen totes quatre, el torn fa de terminal de fitxatge. Si no, cal alguna cosa més: un terminal de control horari al lloc de treball, un fitxatge des del mòbil o una regla clara que converteixi les marques d'accés en jornada.
Què passa si s'entra abans de començar a treballar?
És el cas típic d'una fàbrica. L'Andreu passa el torn a les 5.42, es canvia al vestidor i comença a la línia a les 6.00. Surt de la línia a les 14.00, es dutxa i passa el torn de sortida a les 14.20.
- Segons el torn: 8 hores i 38 minuts a dins.
- Segons el seu torn de treball: 8 hores de 6.00 a 14.00.
Quina és la jornada? Depèn de si el temps de vestidor és feina, cosa que decideix el conveni o el contracte, i del que l'empresa hagi establert per al registre. Si el registre es basa només en el torn, aquests 38 minuts semblaran feina i poden acabar reclamats com a hores extra. Si l'empresa decideix que la jornada comença en arribar a la línia, el més segur és fitxar-hi, no deduir-ho del torn. Sigui quin sigui el criteri, ha d'estar escrit, comunicat i ser el mateix per a tothom.
I les sortides a mitja jornada?
Un torn registra que algú surt a dinar o a fumar, però no distingeix una pausa d'un encàrrec de feina en una altra nau. Si aquestes sortides no s'identifiquen, el càlcul de la jornada surt malament en tots dos sentits. Per això, quan hi ha pauses que no són temps de treball o desplaçaments per feina, convé que el sistema permeti marcar-les com a tals.
Quines dades es poden tractar?
Qualsevol sistema d'accés, presència o fitxatge tracta dades personals de la plantilla, i cal informar-ne abans de posar-lo en marxa. La biometria (empremta o reconeixement facial) i la geolocalització tenen límits addicionals: l'AEPD va publicar el novembre de 2023 una guia molt restrictiva sobre biometria per al control de presència. Si el teu control d'accés fa servir l'empremta, revisa-ho abans de convertir-lo en registre de jornada.
Si ja tens torns o targetes i no saps si et serveixen com a registre, explica'ns quantes persones sou i com treballeu i us busquem l'empresa de control horari que millor encaixa amb la vostra, sense cost ni compromís.
Preguntes freqüents
Un torn d'entrada serveix com a registre de jornada?
Pot servir si identifica cada persona, guarda l'hora exacta, es conserva quatre anys sense poder-se alterar i l'entrada i la sortida pel torn coincideixen amb l'inici i el final real de la feina.
És obligatori el control de presència?
No com a tal. L'obligatori és el registre diari de jornada de l'article 34.9. El control de presència és una eina que pot ajudar a complir-lo, o no.
Cal registrar les visites?
No al registre de jornada, que només inclou la teva plantilla. Les visites poden passar per un control d'accés, que té les seves pròpies regles de protecció de dades.
Què passa si el torn registra l'entrada però la feina comença més tard?
Cal decidir i comunicar quina hora compta, i el més segur és que el registre reflecteixi l'inici real de la feina, per exemple amb un fitxatge al lloc de treball.
Vols implantar o canviar el teu control horari?
Explica’ns el teu cas i busquem l’empresa de control horari que millor encaixa amb la teva, sense cost ni compromís.
Demanar pressupost