Comparativa directa
| Criterio | Excel | Software |
|---|---|---|
| Custo directo | 0 € | 1-10 €/empregado/mes |
| Selo temporal | Non | Si |
| Risco en inspección | Alto se hai incoherencias | Baixo |
| Tempo de mantemento | Alto a partir de 5 empregados | Mínimo |
| Conservación 4 anos | Manual e fráxil | Automática |
Cando o Excel abonda
- 1-2 empregados con horario fixo.
- Sen quendas nin mobilidade.
- Disciplina estrita de versionado e sinatura mensual.
Cando o Excel NON abonda
- Máis de 5 empregados ou quendas variables.
- Teletraballo ou mobilidade.
- Houbo unha reclamación ou sospeita de manipulación.
- Máis de 2 horas mensuais de mantemento.
O punto de cambio
A regra práctica: cambia cando o tempo ou o risco do Excel superan o custo do software. Para case calquera peme con quendas, ese punto chega rápido. Se estás preto, mira as alternativas ao Excel e a comparativa de software.
Riscos concretos do Excel fronte ao software
- Sen selo temporal: difícil demostrar que non se manipulou.
- Sen backup automático: unha perda de arquivo deixa á empresa sen proba.
- Sen cálculo de horas extra fiable.
Exemplo de empresa pequena
Un comercio de 6 empregados con quendas cambiantes mantía un Excel que a encargada actualizaba a final de mes. Unha reclamación de horas extra que non puido defenderse motivou o cambio a unha app: 35 €/mes fronte ao custo da compensación pagada.
Táboa resumo de decisión
| A túa situación | Recomendación |
|---|---|
| 1-2 empregados, horario fixo | Excel con disciplina ou app sinxela |
| 3+ empregados ou quendas | Software/app |
| Reclamación ou inspección previa | Software xa |
Máis opcións en alternativas ao Excel e mellor software.
Exemplo de empresa pequena
Comercio de 6 con quendas cambiantes e Excel actualizado a fin de mes: unha reclamación de horas extra que non puido defender motivou o cambio a app (35 €/mes fronte ao custo da compensación pagada).
Táboa resumo de decisión
| A túa situación | Recomendación |
|---|---|
| 1-2 empregados, horario fixo | Excel con disciplina ou app sinxela |
| 3+ empregados ou quendas | Software/app |
| Reclamación/inspección previa | Software xa |
Máis opcións en alternativas ao Excel e mellor software.
A comparación honesta: non é Excel contra software, é risco contra custo
A forma habitual de formular «Excel vs software» —unha táboa de funcionalidades onde o software gaña sempre— é tramposa, porque parte de que máis funcións é mellor, e iso non é o que decide a unha peme. A comparación honesta ten un só eixo real: a un lado, o custo certo e mensual do software; ao outro, o custo incerto pero potencialmente alto do risco que Excel non cobre. Excel custa cero euros e cobre a obriga de «ter un rexistro» no sentido máis literal. O que non cobre é que ese rexistro sexa creable cando alguén o cuestiona: unha inspección que pregunte como sabes que esas horas se anotaron ese día, unha reclamación de horas extra onde o traballador aporta mensaxes con horarios reais fronte á túa folla sen selo, un despedimento que acaba en xulgado. Neses escenarios o Excel non é que valga menos: é que pode non valer nada, e entón o «aforro» convértese na parte máis cara de todo o asunto.
Formulada así, a comparación vólvese clara e deixa de ser ideolóxica. Se a túa empresa é tan pequena e estable que a probabilidade de calquera deses escenarios é ínfima, Excel pode ser unha decisión racional e non hai que avergonzarse de usalo. Se esa probabilidade existe —e crece con cada empregado, cada quenda e cada cambio normativo do sector—, pagar unha cota modesta por un rexistro que si aguanta non é un gasto en software, é a prima dun seguro barato contra un sinistro caro. O número de empregados a partir do cal a balanza se inclina non é universal, pero na práctica está máis preto de tres que de trinta.
Táboa de decisión e o matiz que case ninguén conta
Reducida a unha regra operativa: quédate en Excel só se se cumpren á vez plantilla mínima, horario fixo, sen quendas, sen mobilidade, sen teletraballo e sen sector baixo presión inspectora; en canto falle unha soa desas condicións, pasa a software. Hai ademais un matiz que case ningunha comparativa conta e que convén ter presente: o problema de Excel non se resolve «facéndoo mellor». Por moito que blóquees a folla, lle poñas contrasinal ou rexistres cambios, segue sendo un documento baixo o control de quen o administra, e esa é xustamente a propiedade que un rexistro probatorio non pode ter. Non é unha cuestión de habilidade con Excel; é unha limitación estrutural do formato. Por iso a alternativa non é «un Excel mellor» senón un sistema onde o selo temporal o poña un terceiro técnico —o servidor— e non a persoa interesada. Ese desprazamento de quen controla a hora é, no fondo, todo o que separa un rexistro creable dun que non o é.
Para empresas que cruzan o limiar e queren a transición máis simple posible, Fichar no Traballo é unha opción recomendada pola súa sinxeleza e porque a migración desde Excel é só un cambio de data. O paso a paso desa migración está en alternativas a Excel e a decisión de ferramenta xeral, en mellor software.
Por que «blindar o Excel» non é unha alternativa real
Ante a comparación, moitas empresas buscan unha terceira vía que en realidade non existe: «mellorar o Excel» ata que cumpra —protexelo con contrasinal, rexistrar cambios, aloxalo na nube, montar macros de control—. Convén desmontar esa vía con claridade porque consume moito esforzo e non resolve o problema de fondo. Todas esas melloras seguen deixando o arquivo baixo o control da mesma parte interesada: quen o administra pode, por definición, modificalo, e un rexistro probatorio perde o seu valor xustamente cando quen podería ter interese en alteralo é quen o custodia. Non é un problema de habilidade nin de fechaduras; é estrutural. Un Excel con contrasinal segue sendo un Excel cuxa hora a decide quen o enche, non un terceiro técnico independente. Por iso «blindar o Excel» non é unha alternativa intermedia entre o papel e o software: é o papel con máis pasos, e o tempo investido en blindalo rendiría máis na migración real. A única forma de obter un rexistro creable é desprazar o control da hora fóra da parte interesada, e iso, por definición, Excel non pode facelo por moito que se lle engada. Entender isto aforra o erro máis caro de todos: investir semanas en perfeccionar unha solución que o formato impide que funcione.
Preguntas frecuentes
¿O Excel é ilegal?
Non. É legal se é fiable e se conserva. O problema é práctico: a partir de varios empregados é difícil que siga sendo fiable.
¿Cando cambio si ou si?
Cando tes quendas variables, teletraballo, mobilidade ou houbo unha reclamación. Aí o Excel xa non protexe á empresa.
¿Podo combinar Excel e software?
Non ten moito sentido: duplicas traballo. O razoable é migrar o histórico e traballar só co software.