O Excel segue sendo o método máis usado por pemes pequenas para o rexistro de xornada. Aquí déixosche unha plantilla editorial mínima e, sobre todo, explicamos cando deixa de ser suficiente.
Descarga a plantilla
Preparamos unha versión en CSV (compatible con Excel, Google Sheets e LibreOffice) coas columnas mínimas esixibles. É unha base; cada empresa adaptaraa á súa operativa.
Arquivo orientativo. Non substitúe un sistema profesional para empresas con varios empregados.
Estrutura de columnas
| Columna | Tipo | Para que serve |
|---|---|---|
| Nome do traballador | Texto | Identificación clara |
| DNI ou código interno | Texto | Identificación inequívoca |
| Data | YYYY-MM-DD | Día do rexistro |
| Hora inicio | HH:MM | Inicio xornada efectiva |
| Hora fin | HH:MM | Fin xornada efectiva |
| Pausa inicio | HH:MM (opcional) | Para quendas partidas |
| Pausa fin | HH:MM (opcional) | Para quendas partidas |
| Total horas | Decimal | Calculado automaticamente |
| Tipo xornada | Ordinaria/Extra/Vacacións/Baixa | Diferenciar |
| Observacións | Texto libre | Xustificar excepcións |
Boas prácticas con esta plantilla
- Versiona o arquivo cada mes (control_horario_2026_05.xlsx).
- Bloquea as celas pasadas para evitar modificacións a posteriori.
- Garda copias de seguridade fóra do propio equipo.
- Pide sinatura do traballador ao peche de mes.
- Revisa o arquivo antes de cada nómina.
Erros típicos en plantillas Excel
- Apuntar os datos a final de mes sen selo temporal real.
- Mesmas horas para todos os empregados cada día.
- Arquivo único compartido sen control de versións.
- Non rexistrar as pausas en quendas partidas.
- Non conservar os arquivos os catro anos legais.
Cando deixar Excel e pasar a software
A regra práctica:
- Pasas máis de dúas horas ao mes consolidando datos.
- Tes máis de cinco empregados con quendas variables.
- Houbo unha reclamación de horas extra que non puideste resolver co arquivo.
- Alguén manipulou o Excel sen que te decatases.
- Creceste e manter o arquivo volvéuse agotador.
Cando un destes síntomas aparece, o custo de seguir con Excel deixa de ser cero. Unha app de fichaxe básica adoita estar entre 1 e 5 € por empregado e mes; revisa a páxina de mellor software.
Ata onde chega unha plantilla de Excel e onde se rompe
A plantilla de control horario en Excel merece unha valoración honesta, nin demonización nin entusiasmo. Como punto de partida é razoable: custo cero, todo o mundo sabe usala e o primeiro mes funciona. O problema non é o primeiro mes, é o formato: unha folla de cálculo non foi deseñada para ser un rexistro probatorio, e esa diferenza, invisible ao principio, vólvese crítica xusto cando máis importa. Un Excel non ten selo temporal verificable —a cela que di 08:00 puido escribirse ese día ou tres semanas despois e nada o distingue—, é modificable a posteriori sen rastro, e depende por completo da disciplina de quen o enche, de modo que un esquecemento "compléase de memoria" a fin de mes e o rexistro deixa de reflectir a realidade. Blindar a folla con contrasinal non resolve o fondo: segue baixo o control da parte interesada, que é exactamente a propiedade que un rexistro creíble non pode ter.
Como construíla ben se vas usala, e cando migrar
Se vas usar Excel, que polo menos estea ben feito: unha fila por persoa e día, con traballador, data, entrada, saída, inicio e fin de cada pausa (non só a súa duración), total calculado por fórmula —non a ollo—, horas extra diferenciadas e observacións. Unha plantilla á que lle falten pausas detalladas ou o desglose de extra non é máis simple, é incompleta.
| Sinal de que Excel quedou curto | Que facer |
|---|---|
| Entra un novo empregado e perdes o control de golpe | Migrar a software |
| Aparecen quendas ou xornada irregular | Migrar a software |
| Alguén teletraballa ou se move | Migrar a software |
| O teu sector entra en campaña inspectora | Migrar a software |
A migración é indolora: manteñes o Excel ata unha data de corte e arrancas a ferramenta en limpo a partir de aí; é un cambio de data, non un proxecto de datos. O detalle conceptual está en plantilla de rexistro horario e Excel vs software.
Que levar desta páxina
Unha plantilla de Excel cobre "ter un rexistro" en sentido literal; non cobre "ter un rexistro que aguante cando alguén o discute". Se a túa empresa é tan pequena e estable que esa discusión é improbable, o Excel é unha decisión racional e non hai que avergonzarse de usalo. Se esa probabilidade existe —e crece con cada empregado, quenda e cambio do sector—, o custo dunha ferramenta que sela e conserva é modesto fronte ao dunha soa incidencia que o Excel non habería podido soster. Para empresas que cruzan ese limiar e queren a transición máis simple, unha opción sinxela para pemes pode servir como punto de partida. O marco de decisión está en mellor software e a guía pilar.
Por que "blindar o Excel" non é a solución intermedia que parece
Ante a disxuntiva Excel ou software, moitas empresas buscan unha terceira vía que en realidade non existe: "mellorar o Excel" ata que cumpra —contrasinal, folla protexida, control de cambios, macros—. Convén desmontala porque consume esforzo e non resolve o fondo. Todas esas melloras deixan o arquivo baixo o control da mesma parte interesada: quen o administra pode, por definición, modificalo, e un rexistro probatorio perde o seu valor xusto cando quen podería ter interese en alteralo é quen o custodia. Non é un problema de habilidade con Excel nin de candados; é estrutural. Un Excel con contrasinal segue sendo un Excel cuxa hora a decide quen o enche, non un terceiro técnico independente. Por iso "blindar o Excel" non é un punto intermedio entre o papel e o software: é o papel con máis pasos, e o tempo investido en blindalo habería rendido máis na migración real, que ademais é indolora —un cambio de data de corte, non un proxecto de datos—. Entender isto aforra o erro máis caro: investir semanas en perfeccionar unha solución que o formato impide que funcione. O detalle conceptual está en plantilla de rexistro horario e Excel vs software.
Preguntas frecuentes
¿A plantilla de Excel cumpre a lei?
A lei non esixe tecnoloxía concreta, así que un Excel ben levado pode cumprir en supostos moi pequenos e estables. A súa debilidade non é o formato en si, senón a ausencia de selo temporal e a modificabilidade sen rastro, que o fan discutible en canto hai conflito.