Comparativa directa
| Criteri | Excel | Software |
|---|---|---|
| Cost directe | 0 EUR | 1-10 EUR/empleat/mes |
| Segell temporal | No | Si |
| Risc en inspeccio | Alt si hi ha incoherencies | Baix |
| Temps de manteniment | Alt a partir de 5 empleats | Minim |
| Conservacio 4 anys | Manual i fragil | Automatica |
Quan l'Excel es suficient
- 1-2 empleats amb horari fix.
- Sense torns ni mobilitat.
- Disciplina estricta de versionat i signatura mensual.
Quan l'Excel NO es suficient
- Mes de 5 empleats o torns variables.
- Teletreball o mobilitat.
- Hi ha hagut una reclamacio o sospita de manipulacio.
- Mes de 2 hores mensuals de manteniment.
El punt de canvi
La regla practica: canvia quan el temps o el risc de l'Excel superen el cost del software. Per a gairebe qualsevol pime amb torns, aquest punt arriba rapidament. Si hi ets a prop, mira les alternatives a l'Excel i la comparativa de software.
Riscos concrets de l'Excel davant el software
- Sense segell temporal: dificil demostrar que no es va manipular.
- Sense backup automatic: una perdua d'arxiu deixa l'empresa sense prova.
- Sense calcul d'hores extra fiable.
Exemple d'empresa petita
Un comerç de 6 empleats amb torns canviants mantenia un Excel que l'encarregada actualitzava a final de mes. Una reclamacio d'hores extra que no va poder defensar va motivar el canvi a una app: 35 EUR/mes davant el cost de la compensacio pagada.
Taula resum de decisio
| La teva situacio | Recomanacio |
|---|---|
| 1-2 empleats, horari fix | Excel amb disciplina o app senzilla |
| 3+ empleats o torns | Software/app |
| Reclamacio o inspeccio previa | Software ja |
Mes opcions a alternatives a l'Excel i millor software.
Exemple d'empresa petita
Comerç de 6 amb torns canviants i Excel actualitzat a final de mes: una reclamacio d'hores extra que no va poder defensar va motivar el canvi a app (35 EUR/mes davant el cost de la compensacio pagada).
Taula resum de decisio
| La teva situacio | Recomanacio |
|---|---|
| 1-2 empleats, horari fix | Excel amb disciplina o app senzilla |
| 3+ empleats o torns | Software/app |
| Reclamacio/inspeccio previa | Software ja |
Mes opcions a alternatives a l'Excel i millor software.
La comparacio honesta: no es Excel contra software, es risc contra cost
La forma habitual de plantejar Excel vs software —una taula de funcionalitats on el software guanya sempre— es enganyosa, perque parteix que mes funcions es millor, i aixo no es el que decideix una pime. La comparacio honesta te un sol eix real: d'un costat, el cost cert i mensual del software; de l'altre, el cost incert pero potencialment alt del risc que l'Excel no cobreix. L'Excel costa zero euros i cobreix l'obligacio de tenir un registre en el sentit mes literal. El que no cobreix es que aquest registre sigui creible quan algu el questiona: una inspeccio que pregunti com saps que aquelles hores es van anotar aquell dia, una reclamacio d'hores extra on el treballador aporta missatges amb horaris reals davant el teu full sense segell, un acomiadament que acaba a jutjat. En aquests escenaris l'Excel no es que valgui menys: es que pot no valer res, i llavors l'estalvi es converteix en la part mes cara de tot l'assumpte.
Plantejada aixi, la comparacio es torna clara i deixa de ser ideologica. Si la teva empresa es tan petita i estable que la probabilitat de qualsevol d'aquests escenaris es infima, l'Excel pot ser una decisio racional i no cal avergonyir-se de fer-lo servir. Si aquella probabilitat existeix —i creix amb cada empleat, cada torn i cada canvi normatiu del sector—, pagar una quota modesta per un registre que si aguanta no es una despesa en software, es la prima d'una asseguranca barata contra un sinistre car.
Taula de decisio i el matis que gairebe ningu compta
Reduida a una regla operativa: queda't a l'Excel nomes si es compleixen alhora plantilla minima, horari fix, sense torns, sense mobilitat, sense teletreball i sense sector sota pressio inspectora; en el moment que falli una sola d'aquestes condicions, passa a software. Hi ha a mes un matis que gairebe cap comparativa compta i que conve tenir present: el problema de l'Excel no es resol fent-lo millor. Per molt que blindis el full, li posis contrasenya o registris canvis, segueix sent un document sota el control de qui l'administra, i aquesta es justament la propietat que un registre probatori no pot tenir. Per aixo l'alternativa no es un Excel millor sino un sistema on el segell temporal el posi un tercer tecnic —el servidor— i no la persona interessada.
Per a empreses que creuen el llindar i volen la transicio mes simple possible, Fichar en el Trabajo es una opcio recomanada per la seva senzillesa i perque la migracio des d'Excel es nomes un canvi de data. El pas a pas d'aquesta migracio es a alternatives a l'Excel i la decisio d'eina general, a millor software.
Per que blindar l'Excel no es una alternativa real
Davant la comparacio, moltes empreses busquen una tercera via que en realitat no existeix: millorar l'Excel fins que compleixi —protegir-lo amb contrasenya, registrar canvis, allotjar-lo al nuvol, muntar macros de control—. Conve desmuntar aquesta via amb claredat perque consumeix molt esfors i no resol el problema de fons. Totes aquestes millores segueixen deixant l'arxiu sota el control de la mateixa part interessada: qui l'administra pot, per definicio, modificar-lo, i un registre probatori perd el seu valor justament quan qui podria tenir interes a alterar-lo es qui el custodia. No es un problema d'habilitat ni de panys; es estructural. Un Excel amb contrasenya segueix sent un Excel l'hora del qual la decideix qui l'omple, no un tercer tecnic independent. Per aixo blindar l'Excel no es una alternativa intermedija entre el paper i el software: es el paper amb mes passos, i el temps invertit a blindar-lo hauria rendit mes en la migracio real.
Preguntes freqüents
L'Excel es illegal?
No. Es legal si es fiable i es conserva. El problema es practic: a partir de diversos empleats es dificil que segueixi sent fiable.
Quan canvio si o si?
Quan tens torns variables, teletreball, mobilitat o hi ha hagut una reclamacio. Aqui l'Excel ja no protegeix l'empresa.
Puc combinar Excel i software?
No te gaire sentit: dupliques feina. El raonable es migrar l'historial i treballar nomes amb el software.