O prazo é de catro anos
Os rexistros de xornada deben conservarse durante catro anos. É un prazo longo precisamente para cubrir posibles reclamacións e actuacións inspectoras.
¿Desde cando se conta?
Desde a realización de cada xornada. É dicir, o rexistro de hoxe debe conservarse ata dentro de catro anos; non é un bloque que se borra dun golpe, senón unha ventá móbil.
¿E os ex empregados?
A obriga mantense aínda que o traballador xa non estea na empresa. Tras un despedimento ou baixa, os seus rexistros dos últimos catro anos deben seguir dispoñibles. Isto é especialmente relevante en reclamacións post-extinción do contrato.
Como conservalo ben
- Sistema con copia de seguridade automática externa.
- Non depender dun único equipo ou persoa.
- Exportacións periódicas en formato estable (PDF/CSV).
- Acceso controlado pero recuperable.
Conservación e RXPD
Pasados os catro anos (e salvo outra obriga legal, como un litixio en curso), os datos deben eliminarse ou anonimizarse polo principio de limitación do prazo de conservación do RXPD. Máis detalle en control horario e protección de datos.
Catro anos: desde cando e en que forma
Os rexistros de xornada deben conservarse durante catro anos e permanecer á disposición das persoas traballadoras, os seus representantes e a Inspección. Dous matices que se preguntan pouco e deciden moito. Primeiro, o prazo cóntase de forma continua: en calquera momento debes poder presentar os últimos catro anos, non só o exercicio en curso, o que descarta sistemas que «se reinician» cada ano ou cuxo histórico vive no portátil de quen leva as nóminas. Segundo, conservar non é só gardar: é poder presentar nun prazo razoable e nun formato lexible; un arquivo que existe pero que ninguén sabe abrir ou que tardarías semanas en recompoñer non cumpre o espírito da obriga.
Onde e como conservalo
| Aspecto | Ben | Mal |
|---|---|---|
| Soporte | Sistema con copia xestionada | Excel nun único equipo |
| Acceso | Exportable a PDF/CSV en horas | Reconstruíble «se me dá tempo» |
| Continuidade | Histórico de 4 anos seguido | Bórrase ao cambiar de ferramenta |
| Portabilidade | Lévalo se cambias de provedor | Atado sen exportación |
A portabilidade enlaza coa elección de ferramenta: ver software de control horario e mellor software.
Caso práctico
Unha empresa cambiou de software e o provedor antigo non permitía exportar: perdeu de feito o acceso cómodo a dous anos de rexistros. Non incumpría por telos borrado, pero quedou exposta porque non podía presentalos con axilidade se llos pedían. A lección operativa: a conservación non se decide o día da inspección, decídese o día que escolles ferramenta, comprobando que podes exportar o teu histórico. O marco legal, en a lei de control horario; a preparación de inspección, en multas e inspección.
Conservar non é gardar: o matiz que perde inspeccións
A maioría das empresas entende «conservar catro anos» como «non borrar durante catro anos», e esa lectura incompleta é a que falla no peor momento. Conservar, no sentido que de verdade importa, ten tres compoñentes e os tres avalíanse xuntos. O primeiro é a permanencia: o rexistro ten que existir de forma continua durante catro anos, o que descarta os sistemas que se reinician por exercicio ou cuxo histórico depende dun arquivo no equipo dunha persoa concreta que pode romperse, perderse ou irse da empresa. O segundo é a accesibilidade: conservar implica poder presentar nun prazo razoable e nun formato lexible para a plantilla, a súa representación e a Inspección; un histórico que tecnicamente existe pero que tardarías semanas en recompoñer, ou que vive nun formato que só abre unha ferramenta que xa non usas, non cumpre o espírito da obriga aínda que cumpra a letra de «non o ter borrado». O terceiro, o máis esquecido, é a portabilidade: a conservación non se decide o día da inspección senón o día en que escolles ferramenta, porque se o teu provedor non te deixa exportar o teu histórico nun formato estándar, o día que cambies de sistema perderás de feito o acceso cómodo a anos de rexistro que, sobre o papel, segues «conservando». O caso típico é revelador: unha empresa cambia de software, o provedor antigo non permite exportar, e aínda que non borrou nada queda exposta porque non pode presentar con axilidade o que lle piden. Non incumpriu por destruír o dato; incumpriu o espírito por non poder usalo. A consecuencia práctica é que a pregunta «¿canto tempo hai que gardar o rexistro?» ten unha resposta de prazo —catro anos, en horizonte móbil— pero a decisión real que a fai efectiva tómase moito antes, ao escoller un sistema que garanta permanencia continua, exportación áxil e portabilidade. O marco legal está en a lei de control horario, a preparación de inspección en multas e inspección e a elección de ferramenta con portabilidade en mellor software.
Unha regra mnemotécnica para non equivocarse
Se houbese que resumir toda a cuestión da conservación nunha soa regra operativa que calquera poida recordar, sería esta: en calquera momento, sen avisar, deberías poder entregar os últimos catro anos de rexistro en menos de vinte e catro horas e nun formato que calquera poida ler. Esa frase contén, comprimidas, as tres esixencias reais —permanencia continua, accesibilidade rápida e formato lexible— e serve como proba mental instantánea: se hoxe llo pediran, ¿poderíalo? Se a resposta honesta é «tería que buscar», «depende de se sigo tendo aquel programa» ou «tardaría días», non estás conservando no sentido que importa aínda que non borraras nada. A regra tamén deixa claro por que a decisión se toma ao escoller ferramenta e non ao recibir a visita: a única forma de poder responder «si, agora mesmo» é ter escolleito un sistema que garanta exportación áxil e portabilidade desde o principio. Convén facerse esa pregunta unha vez ao ano, en frío, como simulacro. O marco legal está en a lei de control horario e a elección con portabilidade en mellor software.
Preguntas frecuentes
¿Cando comeza a contar o prazo de catro anos?
É un horizonte móbil: en calquera momento debes poder presentar os últimos catro anos de rexistro, non só o ano en curso. Non se «reinicia» anualmente.