Epea lau urtekoa da
Lanaldiaren erregistroak lau urtez gorde behar dira. Epe luzea da, hain zuzen, erreklamazio posibleak eta ikuskaritza-jardunaldiak estaltzeko.
Noiz zenbatzen da?
Lanaldi bakoitzaren egitetik. Hau da, gaurko erregistroa lau urte barru arte gorde behar da; ez da bloke bat ezabatzen dena, leiho mugikorra baizik.
Eta langile ohiekin?
Betebeharra mantentzen da langilea enpresan ez egon arren. Kaleratzea edo baja bat gertatu ondoren, haren azken lau urteetako erregistroak eskuragarri egon behar dira. Hori bereziki garrantzitsua da kontratu-amaieraren osteko erreklamazioetan.
Nola gorde ondo
- Kanpoko seguritate-kopia automatikodun sistema.
- Ez dependitu talde edo pertsona bakar batean.
- Aldizkako esportazioak formatu egonkorrean (PDF/CSV).
- Sarbide kontrolatua baina berreskuragarria.
Kontserbazioa eta AEBD
Lau urte igaro ondoren (eta beste legezko betebeharrik ez badago, prozesua bururatzerik bezala), datuak ezabatu edo anonimizatu behar dira AEBDren kontserbazio-epearen mugarri-printzipioagatik. Xehetasun gehiago lanaldi-kontrola eta datuen babesa atalean.
Lau urte: noiztik eta zer forman
Lanaldiaren erregistroak lau urtez gorde behar dira eta pertsona langileei, haien ordezkariei eta Ikuskaritzari eskura egon behar dira. Gutxi galdetzen diren eta asko erabakitzen duten bi ñabardura. Lehenik, epea etengabe zenbatzen da: edozein momentutan azken lau urteak aurkeztu ahal izango dituzu, ez soilik une honetan, nomina eramaten duen pertsonaren ordenagailuan bizi den edota urtero "berrabiarazten" diren sistemetatik kanpo uzten duena. Bigarrenik, gorde ez da soilik gorde: epe arrazoizkoan eta irakurgarri den formatu batean aurkeztu ahal izatea da; existitzen den baina inork ireki ez dakien edo berreskuratzeko asteak beharko lituzkeen fitxategi bat ez da betebeharraren espiritua betetzen.
Non eta nola gorde
| Alderdia | Ondo | Gaizki |
|---|---|---|
| Euskarria | Kudeatutako kopiazko sistema | Ekipo bakarreko Excel |
| Sarbidea | Orduetan PDF/CSVra esportagarri | Berreskuragarri "denbora badut" |
| Jarraipena | 4 urteko etengabeko historikoa | Tresna aldatzean ezabatzen da |
| Eramangarritasuna | Hornitzaile aldatzean eramaten duzu | Esportaziorik gabe lotuta |
Eramangarritasuna tresna-hautaketarekin lotzen da: ikusi lanaldi-kontrolerako softwarea eta software onena.
Kasu praktikoa
Enpresa batek softwarea aldatu zuen eta hornitzaile zaharrak ez zuen esportaziorik onartzen: bi urteko erregistroetarako sarbide egokia galdu zuen de facto. Ez zuen borratu zutelako betetzen ez; ezarritako epe borroka errore ez zen hautematu, baina ezin zituen arinki aurkeztu eskatuko balitzaizkio. Lezzioa operatiboa: kontserbazioa ez da ikuskaritzaren egunean erabakitzen, tresna aukeratzen den egunean erabakitzen da, historikoa esporta dezakezun egiaztatuz. Lege-markoa, lanaldi-kontrolaren legean; ikuskaritza prestatzea, isunak eta ikuskaritza.
Gorde ez da biltegiratu: ikuskaritzak galtzen dituen ñabardura
Enpresa gehienek "lau urte gorde" "lau urtez ez ezabatu" gisa ulertzen dute, eta irakurketa incompleto hori une txarrenean huts egiten duena da. Gordetzeak, benetan garrantzia duen zentzuan, hiru osagai ditu eta hirurak batera ebaluatzen dira. Lehena iraunkortasuna da: erregistroak lau urtetan etengabe egon behar du, urtez berrezarri edo historikoa hautsi edo galduta edo enpresakorik joan den pertsona baten ekipo zehatz batean bizi den sistemetatik kanpo uzten duena. Bigarrena irisgarritasuna da: gordetzeak epe arrazoizkoan eta plantillarentzat, haien ordezkaritzarentzat eta Ikuskaritzarentzat irakurgarri den formatu batean aurkeztu ahal izatea dakar; teknikoki existitzen baina berreskuratzeko asteak hartuko lituzkeen edo dagoeneko erabiltzen ez den tresna batek bakarrik irekitzen duen historikoa ez da betebeharraren espiritua betetzen ez den arren "ez duzunaren argudiatua" bete. Hirugarrena, ahaztuena, eramangarritasuna da: kontserbazioa tresna aukeratzen den egunean erabakitzen da eta ez ikuskaritzaren bisitarena, zure hornitzaileak historikoa formatu estandarrean esportatzeko baimenik ematen ez badizu, tresna aldatzen duzunean sarbide egokia galduko baitiozu gainean "gordetzen" ari diren urteetako erregistroari. Kasu tipikoa adierazgarria da: enpresa batek softwarea aldatzen du, hornitzaile zaharrak esportatzeko baimenik ez du ematen, eta nahiz eta ezer ez ezabatu azkar aurkeztu ezin duenaren aurrean agerian gelditzen da. Datuak suntsituz ez zuen betetzen ez; espiritua ez bete zuelako ez zuen erabili ahal. Ondorio praktikoa da "lanaldi-erregistroa zenbat denbora gorde behar da?" galderak epe-erantzun bat daukala —lau urte, horizonte mugikorrean— baina hori eraginkorra egiten duen benetako erabakia askoz lehenago hartzen da, iraunkortasun etengabea, esportazio arina eta eramangarritasuna bermatzen duen sistema aukeratzerakoan. Lege-markoa lanaldi-kontrolaren legean dago, ikuskaritza prestatzea isunak eta ikuskaritzan eta eramangarritasuna duen tresna aukeratzea software onenean.
Oker ez egiteko arau mnemoniko bat
Kontserbazioaren gaia arau operatibo bakarrean laburtu beharko balitz edozeinek gogoratu dezakeena, hau izango litzateke: edozein momentutan, jakinarazi gabe, azken lau urteetako erregistroa hogeita lau ordutan baino gutxiagoan eman ahal izango zenuke edozeinek irakur dezakeen formatu batean. Esaldi horrek, trinkotuta, hiru benetako eskakizunak ditu —etengabeko iraunkortasuna, irisgarritasun azkarra eta formatu irakurgarria— eta berehalako buruko proba gisa balio du: gaur eskatuko balitzaio, ahal al zenuke? Erantzun zintzoa "bilatu beharko nuke", "programa hori badut oraindik bada" edo "egunak lirateke" bada, ez zara gordetzen benezkoan ezer ez ezabatu arren. Arauak ere argi uzten du zergatik erabakitzen den tresna aukeratzerakoan eta ez bisita jasotzerakoan: "bai, orain bertan" erantzun ahal izateko modu bakarra hasieratik esportazio arina eta eramangarritasuna bermatzen duen sistema aukeratzea da. Urte behin galdera hori buru hotzean egin behar da, simulakro gisa. Lege-markoa lanaldi-kontrolaren legean dago eta eramangarritasuna duen aukeraketa software onenean.
Galdera arruntak
Noiz hasten da lau urteko epea zenbatzen?
Horizonte mugikorra da: edozein momentutan azken lau urteetako erregistroa aurkeztu ahal izango duzu, ez soilik uneko urtekoa. Ez da urtero "berrabiarazten".