El termini és de quatre anys
Els registres de jornada s'han de conservar durant quatre anys. És un termini llarg precisament per cobrir possibles reclamacions i actuacions inspectores.
Des de quan es compta?
Des de la realització de cada jornada. És a dir, el registre d'avui s'ha de conservar fins d'aquí a quatre anys; no és un bloc que s'esborra de cop, sinó una finestra mòbil.
I els ex empleats?
L'obligació es manté encara que el treballador ja no sigui a l'empresa. Després d'un acomiadament o baixa, els seus registres dels últims quatre anys han de seguir disponibles. Això és especialment rellevant en reclamacions post-extinció del contracte.
Com conservar-lo bé
- Sistema amb còpia de seguretat automàtica externa.
- No dependre d'un únic equip o persona.
- Exportacions periòdiques en format estable (PDF/CSV).
- Accés controlat però recuperable.
Conservació i RGPD
Passats els quatre anys (i tret d'una altra obligació legal, com un litigi en curs), les dades s'han d'eliminar o anonimitzar pel principi de limitació del termini de conservació del RGPD. Més detall a control horari i protecció de dades.
Quatre anys: des de quan i de quina forma
Els registres de jornada s'han de conservar durant quatre anys i romandre a disposició de les persones treballadores, els seus representants i la Inspecció. Dos matisos que es pregunten poc i decideixen molt. Primer, el termini es compta de forma contínua: en qualsevol moment has de poder presentar els últims quatre anys, no només l'exercici en curs, la qual cosa descarta sistemes que «es reinicien» cada any o l'historial dels quals viu al portàtil de qui porta les nòmines. Segon, conservar no és només guardar: és poder presentar en un termini raonable i en un format llegible; un arxiu que existeix però que ningú sap obrir o que tardaries setmanes a recompondre no compleix l'esperit de l'obligació.
On i com conservar-lo
| Aspecte | Bé | Malament |
|---|---|---|
| Suport | Sistema amb còpia gestionada | Excel en un únic equip |
| Accés | Exportable a PDF/CSV en hores | Reconstruïble «si em dóna temps» |
| Continuïtat | Historial de 4 anys seguit | S'esborra en canviar d'eina |
| Portabilitat | Te l'emportes si canvies de proveïdor | Lligat sense exportació |
La portabilitat enllaça amb l'elecció d'eina: vegeu software de control horari i millor software.
Cas pràctic
Una empresa va canviar de software i el proveïdor antic no permetia exportar: va perdre de fet l'accés còmode a dos anys de registres. No incomplia per haver-los esborrat, però va quedar exposada perquè no podia presentar-los amb agilitat si se'ls demanaven. La lliçó operativa: la conservació no es decideix el dia de la inspecció, es decideix el dia que tries l'eina, comprovant que pots exportar el teu historial. El marc legal, a la llei de control horari; la preparació de la inspecció, a multes i inspecció.
Conservar no és guardar: el matís que fa perdre inspeccions
La majoria d'empreses entén «conservar quatre anys» com «no esborrar durant quatre anys», i aquesta lectura incompleta és la que falla en el pitjor moment. Conservar, en el sentit que de debò importa, té tres components i els tres s'avaluen junts. El primer és la permanència: el registre ha d'existir de manera contínua durant quatre anys, la qual cosa descarta els sistemes que es reinicien per exercici o l'historial dels quals depèn d'un arxiu a l'equip d'una persona concreta que pot trencar-se, perdre's o marxar de l'empresa. El segon és l'accessibilitat: conservar implica poder presentar en un termini raonable i en un format llegible per a la plantilla, la seva representació i la Inspecció; un historial que tècnicament existeix però que tardaries setmanes a recompondre, o que viu en un format que només obre una eina que ja no fas servir, no compleix l'esperit de l'obligació encara que compleixi la lletra de «no haver-lo esborrat». El tercer, el més oblidat, és la portabilitat: la conservació no es decideix el dia de la inspecció sinó el dia que tries l'eina, perquè si el teu proveïdor no et deixa exportar el teu historial en un format estàndard, el dia que canviïs de sistema perdràs de fet l'accés còmode a anys de registre que, sobre el paper, seguiràs «conservant». El cas típic és revelador: una empresa canvia de software, el proveïdor antic no permet exportar, i tot i que no ha esborrat res queda exposada perquè no pot presentar amb agilitat el que li demanen. No va incomplir per destruir el dada; va incomplir l'esperit per no poder usar-lo. La conseqüència pràctica és que la pregunta «quant de temps cal guardar el registre?» té una resposta de termini —quatre anys, en horitzó mòbil— però la decisió real que la fa efectiva es pren molt abans, en triar un sistema que garanteixi permanència contínua, exportació àgil i portabilitat. El marc legal és a la llei de control horari, la preparació de la inspecció a multes i inspecció i l'elecció d'eina amb portabilitat a millor software.
Una regla mnemotècnica per no equivocar-se
Si calgués resumir tota la qüestió de la conservació en una sola regla operativa que qualsevol pugui recordar, seria aquesta: en qualsevol moment, sense avisar, hauries de poder lliurar els últims quatre anys de registre en menys de vint-i-quatre hores i en un format que qualsevol pugui llegir. Aquesta frase conté, comprimides, les tres exigències reals —permanència contínua, accessibilitat ràpida i format llegible— i serveix com a prova mental instantània: si avui te'ls demanessin, podries? Si la resposta honesta és «hauria de buscar», «depèn de si segueixo tenint aquell programa» o «tardaria dies», no estàs conservant en el sentit que importa encara que no hagis esborrat res. La regla també deixa clar per què la decisió es pren en triar l'eina i no en rebre la visita: l'única forma de poder respondre «sí, ara mateix» és haver triat un sistema que garanteixi exportació àgil i portabilitat des del principi. Convé fer-se aquesta pregunta un cop a l'any, en fred, com a simulacre. El marc legal és a la llei de control horari i l'elecció amb portabilitat a millor software.
Preguntes freqüents
Quan comença a comptar el termini de quatre anys?
És un horitzó mòbil: en qualsevol moment has de poder presentar els últims quatre anys de registre, no només l'any en curs. No es «reinicia» anualment.