Ámbito de aplicación
O rexistro horario afecta ás relacións laborais por conta allea. Se tes contratados traballadores con contrato laboral, debes rexistrar a súa xornada efectiva. Quedan fóra do marco xeral os autónomos, os traballadores con relacións mercantís puras (a comprobar caso a caso) e os altos directivos nos termos previstos no seu réxime específico.
Hai regulacións sectoriais específicas (transporte, mariña mercante, axencias de viaxe) que engaden requisitos. E os convenios colectivos poden detallar criterios de cómputo. Pero o marco xeral aplica desde o primeiro traballador asalariado.
Quen é responsable do rexistro
A obriga recae en a empresa. É dicir: aínda que o traballador sexa quen materialmente apunte a súa entrada e saída, é a empresa a que debe garantir que o sistema existe, funciona, conserva os datos e permite o acceso a quen ten dereito a el.
Na práctica, iso significa que o responsable do rexistro adoita ser:
- O xerente ou propietario en pemes pequenas.
- O responsable de RRHH en empresas medianas.
- Unha persoa designada no organigrama, con respaldo escrito.
Se non hai ninguén designado, o responsable é o representante legal da empresa por defecto.
Que pasa co teletraballo
O teletraballo non exime do rexistro. A diferenza é que o traballador ficha desde o seu domicilio (ou o lugar acordado) en lugar de facelo no centro de traballo. As apps de fichaxe cobren este escenario sen problema, e o portal web é unha alternativa válida se non hai smartphone.
Convén pactar por escrito a franxa de dispoñibilidade (por exemplo, entre as 8:00 e as 19:00) e respectar o dereito á desconexión fóra dela. Para máis detalle, mira a páxina dedicada ao teletraballo.
E coas quendas rotativas
O rexistro debe reflectir a quenda realmente traballada, non a teoricamente asignada. Isto adoita ser fonte de discrepancias en sectores con cambios frecuentes de cadro. Para reducir friccións:
- Publica o cadro con antelación.
- Usa un software que integre planificación de quendas e fichaxe.
- Cando o cadro cambie sobre a marcha, deixa constancia escrita do cambio.
- Cruza mensualmente quenda planificada vs quenda realmente traballada.
Boas prácticas
- Comunicar á plantilla, por escrito, cal é o método de rexistro e como se accede.
- Establecer un canle para que o traballador poida sinalar erros no seu rexistro.
- Conservar os rexistros nun sistema con copias de seguridade fiables.
- Revisar mensualmente os datos antes de emitir nóminas.
- Documentar as excepcións (vacacións, baixas, horas extra) con xustificación.
- Dar acceso aos representantes legais se os hai.
Privacidade e RXPD
O rexistro horario é un tratamento de datos persoais no sentido do Regulamento Xeral de Protección de Datos. Iso significa que debes:
- Informar aos teus traballadores do tratamento (que datos, para que, durante canto tempo).
- Conservar os datos só o tempo necesario para a finalidade e os prazos legais.
- Protexer o seu acceso (non debe ser visible para calquera compañeiro).
- Ter unha base xurídica adecuada (a propia obriga legal de rexistro adoita ser suficiente).
Se usas xeolocalización na fichaxe, os requisitos son máis estritos: debes xustificar a proporcionalidade da medida e limitala ao momento da fichaxe. Para máis detalle, mira a páxina dedicada á xeolocalización.
Erros típicos do responsable
- Pensar que o rexistro é responsabilidade do traballador (é da empresa).
- Non comunicar o procedemento por escrito.
- Non ter un canle de corrección de erros.
- Confundir o rexistro horario co control do rendemento.
- Aplicar xeolocalización a persoal que non a necesita.
Caso real: empresa de servizos con 30 empregados
Unha empresa de servizos técnicos de 30 empregados, con persoal en oficina e en visitas a domicilio, levaba o rexistro mediante un Excel mantido pola auxiliar administrativa. Tras unha inspección rutinaria, o inspector solicitou os rexistros dos últimos seis meses. A auxiliar estivera de baixa e o arquivo non se actualizara ben durante tres semanas.
A empresa non puido presentar rexistros coherentes, recibiu unha proposta sancionadora e, ademais, implantou unha app de fichaxe en menos de dúas semanas. O investimento mensual (~120 € para 30 empregados) é marxinal fronte á sanción potencial, e elimina por completo o risco do "factor persoa".
Preguntas frecuentes
¿Teño que comunicar o método de rexistro aos traballadores?
Si. A empresa debe informar por escrito de cal é o método, como acceder ao sistema e a quen poden dirixirse para corrixir erros. Adoita incluírse na política interna de control horario ou nunha circular asinada ao implantalo.
¿Poden os representantes legais pedir os rexistros?
Si, cando exista representación legal (comité de empresa ou delegados de persoal). O acceso é aos datos agregados; en datos individuais aplica o principio de minimización do RXPD.
¿Podo sancionar a un traballador que non ficha?
O incumprimento reiterado da obriga de fichar pode ter consecuencias disciplinarias segundo convenio. O razoable é primeiro recordar a obriga por escrito e, se persiste, aplicar o réxime disciplinario previsto.
¿É legal pedir xeolocalización na fichaxe?
Si, sempre que a finalidade estea xustificada (controlar presenza en obra ou ruta), se informe ao traballador e se cumpra o RXPD. A xeolocalización inxustificada ou continua pode considerarse desproporcionada.