Saber exactamente que pide a Inspección permite telo listo en lugar de improvisar. Esta guía detalla a documentación habitual e a orde en que se solicita, sen substituír asesoramento.
A lista habitual
O máis frecuente: o rexistro diario de xornada dun período concreto, os contratos para cruzar a xornada pactada, as nóminas e o detalle de horas extra para verificar coherencia, e a política interna de rexistro comunicada á plantilla. O foco recorrente son os contratos a tempo parcial e as horas extra.
Orde típica e que verifica cada cousa
| Pide | Verifica |
|---|---|
| Rexistro do período | Que exista, sexa diario e fiable |
| Contratos | Xornada pactada vs realizada |
| Nóminas / extra | Coherencia e límite de extra |
| Política e comunicación | Procedemento acreditado |
O prazo de conservación desenvólvese en canto gardar o rexistro.
Como telo listo sen reconstruír
A proba mental: ¿podo entregar os últimos catro anos en menos de vinte e catro horas, en formato lexible, sen recompoñer nada? Se a resposta é "tería que mirar", o traballo é agora. Un sistema con selo e exportación resólveo; un Excel disperso, non.
Caso práctico
Unha empresa con varios centros recibiu unha actuación e tardou días en reunir rexistros que vivían en distintos equipos. Non incumpría por telos borrado, pero a lentitude e as incoherencias entre centros deixárona exposta. Tras consolidar nun panel único, unha segunda actuación resolveuse achegando o informe segmentado o mesmo día.
Checklist de preparación
Rexistro presentable en 24 h, coherente con contratos e nóminas, política comunicada por escrito, responsable designado e exportación probada (non suposta). O checklist sistematízao e inspección de control horario dá o contexto. Esta páxina é orientativa; para o teu caso, cóntanolo.
O detalle que máis se pide e peor se ten: as pausas
Un punto concreto que sorprende: ademais do rexistro de entrada e saída, examínase con frecuencia o tratamento das pausas, porque distinguir tempo de traballo de tempo de descanso afecta ao cómputo e ás horas extra. Un rexistro que anota "pausa 1,5 h" en vez da súa hora de inicio e fin perde precisamente o dato que máis se discute. Ter as pausas coas súas horas reais é o que máis diferencia un rexistro reconstruíble dun defendible.
Coherencia entre fontes: o que máis se cruza
A Inspección raramente mira o rexistro illado: crúzao con contratos (xornada pactada), cadros de quendas, nóminas e, ás veces, accesos. A incoherencia entre fontes —o rexistro di unha cousa e a nómina outra— é máis daniña que un rexistro simplemente incompleto, porque suxire que algo non cadra de fondo. Preparar unha inspección é, sobre todo, asegurar que esas fontes contan a mesma historia.
Carpeta de inspección: téñaa montada
A práctica que mellor funciona é ter preparada, en frío, unha "carpeta de inspección" con: rexistro exportable dos últimos catro anos, contratos, política interna e a súa comunicación, e nome do interlocutor designado. Probar a exportación unha vez, non supoñela. Con iso, unha actuación afróntase achegando, non improvisando. O checklist sistematízao; para orientación sobre o teu caso, cóntanolo.
Síntese: a carpeta de inspección montada en frío
Saber que pide a Inspección só serve se se traduce en algo tanxible, e o máis eficaz é montar, en frío e antes de que chegue ninguén, o que poderiamos chamar a carpeta de inspección: un conxunto preparado e probado do que se vai solicitar, de modo que unha actuación se afronte achegando e non improvisando. Esa carpeta ten catro elementos e convén telos non só gardados senón verificados. O primeiro é o rexistro diario exportable dos últimos catro anos, nun formato lexible, e a palabra clave é "probado": ter feita a exportación de verdade unha vez, non supoñer que o sistema a fai, porque o día da actuación non é o momento de descubrir que o botón de exportar non funciona como crerías. O segundo son os contratos, porque a Inspección raramente mira o rexistro illado: crúzao coa xornada pactada, e o foco recorrente son os contratos a tempo parcial, onde a diferencia entre o pactado e o realizado é o máis examinado. O terceiro son as nóminas e o detalle de horas extra, porque a coherencia entre o rexistro e o retribuído é o que máis se contrasta e a incoherencia entre fontes fai máis dano que un rexistro simplemente incompleto. O cuarto é a política interna de rexistro e a proba de que se comunicou por escrito á plantilla, que é o que acredita que existe un procedemento e non só unha aplicación instalada. A eses catro convén engadir un quinto que non é un documento senón unha decisión: ter designada de antemán a persoa que vai interlocutar, para que a actuación non se xestione polo primeiro que pase pola porta. Un detalle técnico que sorprende polo frecuente que falla: o tratamento das pausas coa súa hora de inicio e fin —non como unha duración agregada— porque distinguir tempo de traballo de descanso afecta ao cómputo e ás horas extra. Se tes esa carpeta montada e probada, unha inspección deixa de ser unha ameaza difusa e pasa a ser un trámite. Esta páxina é orientativa e non substitúe asesoramento; se queres que te axudemos a deixala lista, cóntanolo, e sistematízao co checklist.
Preguntas frecuentes
En que formato hai que entregar o rexistro?
Nun formato lexible e presentable nun prazo razoable. Un arquivo que existe pero que ninguén sabe abrir ou que tardarías semanas en recompoñer non cumpre o espírito da obriga.
Piden só o rexistro?
Non: adoitan cruzalo con contratos, cadros de quendas e nóminas. A coherencia entre fontes é o que máis se examina.