Quen está obrigado ao control horario
A obriga afecta a todas as empresas con polo menos un traballador por conta allea, sen limiar mínimo de plantilla. Da igual que sexa unha sociedade, un autónomo cun empregado, unha asociación ou unha comunidade de propietarios con persoal contratado: se hai relación laboral, hai obriga de rexistrar a xornada.
Quedan á marxe, con regulación propia, o persoal de alta dirección e determinados sectores con normativa específica (transporte por estrada, mariña mercante). Os autónomos sen empregados non teñen esta obriga respecto a si mesmos.
Que esixe exactamente a obriga
- Rexistro diario da xornada de cada traballador.
- Que inclúa hora de inicio e fin da xornada efectiva.
- Conservación durante 4 anos.
- Acceso para o traballador, os seus representantes legais e a Inspección.
- Comunicación do modelo de rexistro á representación legal, se a hai.
De quen é a responsabilidade
A responsabilidade recae en a empresa, non no traballador. Aínda que sexa o empregado quen materialmente fiche, é a empresa a que debe garantir que o sistema existe, funciona, conserva os datos e permite o acceso a quen ten dereito. Non vale delegar a culpa en "é que o traballador non fichó".
Que pasa se non se cumpre
O incumprimento está tipificado como infracción grave. A Inspección pode propoñer sanción tanto por non rexistrar como por facelo de forma irregular (rexistros manipulables, incompletos ou non conservados). As contías actualízanse periodicamente; detallámolo na páxina de multas e inspección.
Como demostrar que cumpres
Cumprir "de boquilla" non basta: hai que poder demostralo. Iso significa poder presentar, ante unha inspección ou unha reclamación, rexistros fiables dos últimos catro anos. Un sistema dixital con selo temporal verificable fai esa demostración trivial; o papel e o Excel, non sempre.
Para entender como implantalo ben, segue con como facer o control horario paso a paso.
A obriga, sen matices cómodos
A obrigación de control horario é das poucas en dereito laboral que non admite o típico "depende do tamaño": existe desde a primeira persoa traballadora por conta allea, sen limiar mínimo de plantilla e con independencia do tipo de xornada. A persoa autónoma non se rexistra a si mesma, pero en canto contrata a alguén, esa persoa debe ser rexistrada. Tampouco hai modalidade exenta pola súa natureza: xornada completa, parcial, fixa, variable, a quendas ou teletraballo, todas se rexistran; o único que cambia é o método máis adecuado para capturalas. O motivo de fondo é que o rexistro non é un trámite administrativo: é o instrumento que permite verificar o cumprimento da xornada, os descansos e o límite de horas extra, e por iso a obriga é xeral e non graduable por conveniencia.
Caso práctico: a peme que cría estar exenta
Unha empresa familiar de tres persoas asumía que "con tan poucos e sendo case familia" a obriga non ía con eles. Nunha actuación inspectora derivada dunha denuncia por horas, a ausencia de rexistro situounos na peor posición posible: sen nada co que rebater o alegado. O custo non foi só a infracción; foi ter que defenderse sen a proba que a propia obriga lles daría. Implantaron despois unha fichaxe sinxela con selo temporal e o risco desapareceu cun esforzo mínimo. A lección operativa é incómoda pero clara: a obriga protexe á empresa que a cumpre tanto como sanciona á que non, e descubrilo durante o conflito é descubrilo tarde.
Crenzas frecuentes fronte á realidade
| Crenza | Realidade |
|---|---|
| "Con poucos empregados non aplica" | Aplica desde a primeira contratación |
| "Hai confianza, non fai falta" | O rexistro protexe precisamente cando a confianza non abonda |
| "Basta o horario do contrato" | Debe rexistrarse a xornada efectiva diaria |
| "O teletraballo non se ficha" | Rexístrase igual, con método adecuado |
O detalle normativo está en a lei de control horario e normativa de control horario; o custo de incumprir, en multas e inspección.
Da obriga á solución, sen sobredimensionar
Entender a obriga leva a unha conclusión práctica: o obxectivo non é mercar moito, é producir un rexistro diario fiable, conservado e presentable co menor esforzo sostible para o teu caso. Para unha microempresa estable iso pode ser moi simple; para unha con quendas ou mobilidade, un sistema que sele e consolide. O importante é non confundir "obrigatorio" con "caro". Para construír o sistema mínimo que cumpre, parte da guía pilar e do checklist; se o teu caso é peme e buscas algo directo, unha ferramenta sinxela orientada a empresas pequenas pode ser un punto de partida razoable.
A obriga non é estática: revísaa cando cambie a túa empresa
Un matiz que se pasa por alto: a obrigación de control horario non se "cumpre unha vez e xa está", porque o que a fai ben cumprida depende dunha realidade que cambia. Unha empresa que implantou un sistema correcto cando tiña tres persoas nunha oficina pode estar incumprindo de feito dous anos despois se entretanto incorporou teletraballo, abriu un segundo centro ou comezou a ter persoal en mobilidade, e o sistema segue sendo o de entón. A obriga é estable no seu enunciado pero o seu cumprimento é dinámico: cada cambio estrutural —máis plantilla, quendas novas, unha modalidade de traballo distinta, unha nova sede— é un momento para revisar se o método segue capturando a realidade ou quedou atrás sen que ninguén o note. A práctica sá é asociar esa revisión aos fitos de crecemento, non a unha data do calendario, porque os problemas de rexistro case nunca aparecen o día do cambio senón meses despois, na primeira reclamación ou inspección que toca o tramo mal cuberto. O checklist serve xusto para iso: checklist de control horario. O marco completo, na guía pilar.
Preguntas frecuentes
Unha empresa cun só traballador está obrigada?
Si. A obriga nace coa primeira persoa traballadora por conta allea, sen limiar mínimo de plantilla nin excepción por tamaño.